Contexte
L’Union interparlementaire (UIP) est l’organisation mondiale des parlements nationaux. Depuis 1889, elle œuvre à la promotion du dialogue parlementaire mondial, de la paix et de la coopération entre les peuples, ainsi qu’au développement d’institutions représentatives solides. L’UIP collabore avec les parlements et les parlementaires afin de promouvoir la gouvernance démocratique, la paix, les droits de l’homme, l’égalité des sexes, l’autonomisation des jeunes, l’action climatique et le développement durable par le biais du dialogue politique, de la coopération et de l’action parlementaire.
L’objectif général de la Stratégie de l’UIP pour 2027-2031 est d’œuvrer en faveur de parlements démocratiques unissant leurs forces au service des citoyens. Cette stratégie repose sur trois objectifs stratégiques interdépendants : bâtir des parlements forts et inclusifs ; faciliter la diplomatie parlementaire, le dialogue et l’action conjointe et renforcer l’UIP en tant qu’organisation réactive et redevable. La Stratégie confirme également les quatre priorités politiques fixées à l’action parlementaire : les changements climatiques ; la démocratie, les droits de l’homme, l’égalité des sexes et la participation des jeunes ; la paix et la sécurité et le développement durable pour tous.
La Stratégie accorde une place particulière au travail fondé sur des données probantes, à l’engagement des Parlements membres, à la redevabilité, à la transformation numérique, ainsi qu’au renforcement du suivi et de l’évaluation grâce à des efforts accrus de suivi des performances et d’accroissement de l’impact et de la transparence de l’organisation.
La collecte et la gestion des données, qui sont au cœur du travail de l’UIP, constituent un élément fondamental pour l’efficacité du suivi, de l’évaluation et de l’apprentissage. Au fil des ans, l’UIP s’est attachée à renforcer sa capacité à collecter des données et des informations relatives à ses Parlements membres, à leur engagement et à leur participation au sein de l’Organisation ; des informations sur les parlements eux-mêmes et leurs pratiques parlementaires, ainsi que sur le suivi des résolutions et décisions de l’UIP, sans oublier les informations sur l’impact des activités que mène l’UIP pour soutenir les parlements et de ses activités de manière plus générale, entre autres. Ces efforts ont permis d’améliorer le suivi et l’évaluation, mais pas de manière systématique et coordonnée.
À propos du projet
Cette mission de consultant vise à aider l’UIP à traduire en processus et systèmes internes concrets son engagement en faveur d’un suivi et d’une évaluation renforcés, ainsi que d’une meilleure compréhension de son impact.
Cette mission permettra de recenser et d’évaluer les pratiques existantes en matière de collecte de données concernant les parlements et leur interaction avec l’UIP, d’identifier les lacunes et les opportunités et d’aider l’Organisation à mettre en place des processus plus complets, cohérents et inclusifs, ainsi que des systèmes plus efficaces et conviviaux, qui répondent aux besoins actuels et futurs, notamment en matière de suivi, d’évaluation, d’apprentissage et de présentation de rapports, en tenant compte des objectifs fixés dans la nouvelle Stratégie de l’UIP.
La mission examinera la nature et les modalités de la collecte actuelle des données, ainsi que les finalités de cette collecte et la manière dont les données sont stockées, analysées, partagées et utilisées dans l’ensemble des domaines d’activité de l’UIP. Elle portera à la fois sur les données quantitatives et qualitatives, y compris celles générées par les activités, les enquêtes, les évaluations, les rapports, les échos reçus des bénéficiaires, la recherche, les partenariats institutionnels et les rapports présentés par les Parlements membres et les bailleurs de fonds.
Ce travail doit être concret et axé sur la mise en œuvre. Il doit aider l’UIP à évoluer vers un processus et un système plus cohérents et plus conviviaux à l’échelle de l’organisation, assortis d’outils communs, de rôles et de responsabilités plus clairs, de données de meilleure qualité, de boucles de rétroaction renforcées ainsi que d’une meilleure mise à profit des données à des fins d’apprentissage, de prise de décision, d’établissement de rapports et de redevabilité.
Ce travail doit également favoriser des approches plus inclusives de la collecte et de la gestion des données, répondant ainsi au besoin croissant d’adopter des approches plus ventilées permettant de saisir pleinement les points de vue et les besoins des différentes parties prenantes.
Tâches
Rédiger une note initiale présentant la méthodologie proposée, le plan de travail, le plan pour les consultations, les questions clés et les résultats escomptés de la mission de conseil :
- Cartographier, examiner et analyser les processus existants de collecte de données dans l’ensemble des domaines d’activité de l’UIP, notamment :
- déterminer qui collecte quelles données, dans quel but, avec quels outils et à quelle fréquence, où les données sont stockées, comment leur qualité est contrôlée et comment elles sont utilisées,
- identifier les principales catégories de données actuellement collectées par l’UIP,
- analyser les points forts, les lacunes, les chevauchements, les risques et les défis liés aux pratiques actuelles en matière de données, notamment la qualité, la cohérence, l’actualité, l’accessibilité, la propriété, la sécurité, la confidentialité, les garanties éthiques et l’utilité des données pour le suivi, l’évaluation, l’apprentissage et l’établissement de rapports,
- évaluer dans quelle mesure les processus existants permettent à l’UIP de démontrer son impact,
- évaluer dans quelle mesure les processus existants permettent à l’UIP de recueillir des informations et des résultats en lien avec l’inclusion, tout en respectant la vie privée, la confidentialité et le principe d’innocuité.
- Élaborer une proposition concrète d’amélioration des processus de collecte des données et de leur gestion à l’échelle de l’UIP, en adéquation avec les besoins en matière de suivi, d’évaluation, d’apprentissage et d’établissement de rapports, ainsi que des outils complémentaires. Cette proposition doit :
- définir clairement les rôles et les responsabilités, les normes minimales en matière de données, les étapes de l’assurance-qualité, les boucles de rétroaction, les points de décision et les options de mise en œuvre réalistes,
- contribuer à la mise au point ou au perfectionnement d’outils pratiques, tels que des fiches de référence sur les indicateurs, des grilles de collecte des données, des modèles de rapports d’activité, des outils d’enquête et de retour d’information, des orientations sur la ventilation, des cartographies des flux de données, un calendrier de présentation des rapports et des procédures opérationnelles standard.
- Formuler des recommandations sur l’utilisation ou l’amélioration éventuelles de systèmes numériques, de bases de données, de tableaux de bord ou d’autres outils visant à faciliter le stockage, le traitement, l’analyse et la communication des données, en tenant compte de la taille de l’UIP, de ses ressources, des systèmes existants et des exigences en matière de protection des données ; envisager, le cas échéant, l’utilisation responsable éventuelle de l’intelligence artificielle (IA) ou d’autres outils émergents pour le traitement, l’analyse, la synthèse et la communication des données, tout en définissant les garanties requises pour préserver l’exactitude, la confidentialité et le contrôle humain.
- Mener des consultations avec le Secrétariat de l’UIP au cours des différentes phases du processus afin de mieux comprendre les pratiques et les besoins actuels et animer des discussions ou des ateliers internes pour valider les conclusions, renforcer l’appropriation et soutenir l’adoption des processus améliorés.
Rédiger un rapport et un plan de mise en œuvre finals comprenant les actions prioritaires, les implications sur le plan des ressources (humaines et financières), les risques et les mesures visant à pérenniser les processus améliorés (y compris les mesures visant à renforcer la culture du suivi et de l’évaluation au sein de l’organisation).
Cette mission exige une collaboration étroite avec diverses parties prenantes, parmi lesquelles :
- le personnel de l’UIP, y compris la haute direction et les équipes de l’UIP (relations avec les Membres, programmes, communication et ressources humaines)
- les évaluateurs, les consultants ou les partenaires externes participant aux évaluations de l’UIP, à la présentation de rapports destinés aux bailleurs de fonds ou aux cadres de résultats, le cas échéant
- certains donateurs, partenaires ou parties prenantes parlementaires, si cela s’avère nécessaire à des fins de validation ou d’harmonisation.
Prestations
Les principales prestations sont énumérées ci-dessous. Les prestations et les échéances précises seront confirmées lors de la phase initiale de planification des travaux. Tous les travaux produits doivent être concis, pratiques et axés sur le renforcement de la capacité de l’UIP à collecter, gérer, analyser et utiliser les données à des fins de suivi, d’évaluation, d’apprentissage, de redevabilité et de prise de décision. Prestations :
- rapport initial et plan de travail détaillé comprenant la méthodologie, le plan pour les consultations, les questions clés et le calendrier
- cartographie des processus actuels de collecte de données comprenant la cartographie des flux de données et le recensement des sources de données, des outils, des référentiels de données et des exigences en matière de rapports principaux
- évaluation diagnostique des atouts, des lacunes, des risques et des opportunités des processus actuels, y compris la qualité des données, leur caractère inclusif, la gouvernance, l’accessibilité, la sécurité et l’utilité des données pour le suivi, l’évaluation et l’établissement de rapports
- proposition préliminaire d’amélioration des processus de collecte des données de l’UIP et de leur gestion comprenant les rôles et les responsabilités recommandés, les normes minimales en matière de données, les étapes de l’assurance-qualité, les boucles de rétroaction, les dispositions en matière de gouvernance ainsi que des recommandations d’outils et de plateformes numériques pour le traitement, le stockage et l’analyse
- ébauches d’outils pratiques ou révision des outils existants, notamment des modèles, des fiches de référence sur les indicateurs, des orientations sur la ventilation, des outils d’enquête ou de retour d’information, un calendrier de présentation des rapports, des modèles de flux de données et des procédures opérationnelles standard
- présentation ou atelier internes destinés au personnel et à la direction de l’UIP pour débattre des conclusions et des processus proposés
- rapport final comprenant des recommandations et un plan de mise en œuvre et incluant les actions prioritaires, la chronologie, les implications sur le plan des ressources, l'atténuation des risques et les options pour assurer la pérennité du système à long terme
- comptes rendus réguliers sur l'avancement des travaux tout au long de la mission.
Calendrier
Le temps de travail maximum escompté du/de la consultant(e) est de 50 jours (pour une journée de travail de 7,5 heures). La mission devrait se dérouler du début septembre 2026 à la mi-novembre/fin novembre 2026. Sous réserve que le travail réalisé soit de qualité et le financement assuré, il se peut que la mission soit prolongée afin d’accompagner la mise en œuvre des recommandations convenues.
Le calendrier définitif sera mis au point au cours de la phase initiale.
Lieu
Le/la consultant(e) peut travailler à distance. Sa présence à Genève sera toutefois requise pour certaines réunions, certains ateliers ou certaines consultations avec le Secrétariat de l’UIP, en fonction des besoins de la mission et des ressources disponibles. La proposition soumise par le/la consultant(e) doit inclure les coûts envisagés pour la participation aux événements à Genève.
Critères
Il est exigé des candidats à cette mission qu’ils satisfassent aux critères suivants :
- diplôme d’études universitaires supérieures dans un domaine pertinent, tel que le suivi et l’évaluation, le développement international, l’administration publique, les sciences politiques ou sociales, la gestion des connaissances et des données, le développement organisationnel ou toute autre discipline connexe
- solide expérience de la conception, de l’analyse ou du renforcement des systèmes de suivi, d’évaluation, d’apprentissage et de gestion axée sur les résultats, de préférence au sein d’une organisation internationale, ainsi que dans les domaines de la gouvernance, de la démocratie, du soutien aux parlements ou des droits de l’homme
- expérience de la cartographie des processus organisationnels, des flux de données, des systèmes de présentation de rapports et des responsabilités institutionnelles, ainsi que de la traduction des conclusions en outils pratiques et exploitables
- bonne connaissance de la collecte de données, de l’assurance-qualité des données, de la gestion des données, de la gouvernance et de l’utilisation éthique des données, y compris les questions de confidentialité et de protection des données
- expérience de la conception de processus de collecte de données inclusifs et sensibles au genre, y compris l’utilisation appropriée de données ventilées et d’approches participatives
- capacité à animer des consultations et des ateliers avec diverses parties prenantes et à renforcer l’appropriation institutionnelle des améliorations apportées aux processus
- une bonne compréhension du fonctionnement des parlements, des organisations internationales ou des institutions de la gouvernance démocratique est fortement souhaitée
- une expérience des outils numériques de gestion des données, des tableaux de bord ou des bases de données est souhaitable ; une bonne connaissance des opportunités et des risques liés à l’intelligence artificielle en matière de gestion et d’analyse des données constitue un atout
- excellentes compétences analytiques, rédactionnelles et de communication en anglais ; la capacité à lire et/ou à parler le français est fortement souhaitée
- capacité à travailler de manière autonome et en équipe dans un environnement multiculturel,
- aptitude à faire preuve de sensibilité culturelle, de discrétion et de discernement, notamment lors du traitement d’informations politiquement sensibles
- excellente gestion du temps et souci du détail.
