Appel d'offres: Services d'interprétation simultanée à distance

Le prestataire de services est prié de s'engager, dans toute la mesure du possible, à recruter des interprètes de conférence membres d'une association professionnelle ou accrédités auprès des organisations multilatérales. La connaissance de l'UIP, du système des Nations Unies ou du contexte parlementaire (national et international) est un atout.

Les interprètes recrutés devront travailler principalement vers leur langue maternelle. Dans l'éventualité où un interprète serait également appelé à travailler dans une langue qui ne serait pas sa langue maternelle, le prestataire de service sera tenu de vérifier son aptitude pour ce faire et de l'approuver. En règle générale, l'équipe d'interprètes recrutée devra disposer de combinaisons linguistiques limitant autant que faire se peut le recours au "relais".

L'UIP organise au fil de l'année un grand nombre de manifestations, qui rassemblent des participants du monde entier. Ces conférences et réunions vont des petits groupes de travail de moins de 10 personnes à ses deux Assemblées, qui se réunissent aux mois de mars/avril et octobre. Plus de 1 500 délégués (soit 170 à 190 délégations) représentant les Parlements membres, les Membres associés et les Observateurs permanents de l'UIP assistent à ses Assemblées, qui comprennent des plénières, doublées d'une multitude de petites réunions parallèles.

Les réunions officielles de l'UIP présentent des caractéristiques et des spécifications diverses :

• de par leur nature : programmes de renforcement des capacités nationales, séminaires régionaux, conférences parlementaires spécialisées, conférences mondiales rassemblant l'intégralité des Membres de l'UIP :
• de par leur format : groupes de travail, comités de rédaction, stages de formation, débats interactifs, réunions de travail des organes statutaires de l'UIP, conférences parlementaires de haut niveau ;
• de par leur taille (nombre de participants) : petite (15 à 30 personnes), moyenne (100 à 200 personnes), à grande échelle (autour d'un millier de participants, à l'instar des Assemblées et de la Conférence mondiale des présidents de parlement) ;
• de par leur éventail linguistique : réunions dans les deux langues officielles de l'UIP (anglais et français), réunions (par exemple les Assemblées et les conférences spécialisées) dans les quatre langues de travail de l'UIP (anglais, arabe, espagnol et français) et réunions dans les six langues officielles de l'ONU (Conférence mondiale des présidents de parlement).   

Les réunions en ligne durent en général moins longtemps que les réunions en mode présentiel. Une réunion d'une journée peut par exemple se transformer en deux réunions de trois heures sur deux journées consécutives. Il est donc attendu du prestataire de services d'interprétation à distance qu'il propose des tarifs à la journée et à la demi-journée (voire un tarif horaire). L'offre devra également préciser le coût des dépassements d'horaire.

Conditions

Services attendus du prestataire :

• travailler avec la plateforme choisie par l'UIP pour sa réunion/conférence
• recruter des interprètes travaillant dans les langues parlées lors de la réunion/conférence
• fournir la preuve de la qualification et de l'expérience professionnelles des interprètes
• optimiser les combinaisons linguistiques des interprètes, c.-à-d. réduire autant que faire se peut le nombre d'interprètes en choisissant des combinaisons linguistiques efficaces, tout en veillant à ce que les interprètes travaillent principalement dans leur langue maternelle
• s'assurer que les interprètes reçoivent à l'avance les documents de travail mis à disposition par l'UIP
• garantir que les interprètes soient correctement préparés pour faire face aux exigences spécifiques des réunions, notamment :
  • avoir de bonnes connaissances générales de l'UIP et de son travail
  • connaître le contexte de la réunion/conférence pour laquelle ils sont recrutés
  • bien connaître la structure et la nature de la réunion/conférence (en leur fournissant la liste des participants, l'ordre du jour ou le programme, etc.)
  • avoir fait des recherches terminologiques dans l'optique de la réunion/conférence, tout particulièrement s'il n'existe pas de documents de travail dans leur langue cible
• s'assurer que les interprètes, qu'ils travaillent depuis leur domicile ou le pôle du prestataire, disposent bien d'un environnement de travail et de l'équipement requis pour offrir des services d'interprétation
• garantir l'existence de mécanismes de contrôle de la qualité permettant de déceler les domaines dans lesquels des améliorations pourraient être apportées, notamment concernant les connaissances linguistiques, les aspects techniques, etc.

Le prestataire de services devra préciser sous quelle forme juridique il est constitué et ne devra faire l'objet d'aucune procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire ou autre procédure de même nature. Dans le cas d'une personne morale, l'entreprise devra également apporter la preuve que ses collaborateurs sont couverts par les assurances sociales.

Critères de sélection

Les offres seront évaluées sur la base des critères suivants :

• qualité des solutions proposées aux exigences posées
• expérience accumulée
• solidité financière
• coûts et rapport qualité-prix d'ensemble

Budget

• Veuillez préciser la répartition/ventilation de votre offre chiffrée et l'échéancier de règlement.
• Le détail de la répartition des coûts doit être précisé, notamment :
  • les tarifs à la journée (en précisant les créneaux horaires assurés)
  • les tarifs à la demi-journée (en précisant les créneaux horaires assurés)
  • les tarifs horaires
  • la durée des dépassements d'horaire et leur coût.
• Le prix de l'offre doit être un prix d'ensemble. Si l'offre exclut certains coûts ou honoraires, une liste détaillée des postes exclus, assortie d'explications, doit être fournie.
• Le prix proposé doit inclure la rémunération du prestataire.

Note : l'UIP est une organisation internationale non assujettie à la taxe à la valeur ajoutée (TVA) en Suisse.