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Consultancy

Mission de consultant : Organisation de conférences en ligne et évaluation des plateformes de visioconférence avec interprétation simultanée à distance

Contexte

L'Union interparlementaire (UIP) est l'organisation mondiale des parlements nationaux. Elle rassemble 179 parlements membres. Les principales organisations parlementaires régionales et autres font aussi partie de la grande famille de l'UIP en tant que Membres associés et Observateurs permanents. L'UIP, institution engagée en faveur de la gouvernance, des institutions et des valeurs démocratiques, collabore avec les parlements et les parlementaires à se faire le relais des besoins et des aspirations des peuples et à y apporter des réponses. Elle œuvre en faveur de la paix, de la démocratie, des droits de l'homme, de l'égalité des sexes, de l'autonomisation des jeunes et du développement durable en prenant appui sur le dialogue politique, la coopération et l'action parlementaire.

Depuis sa création en 1889, l'UIP se consacre à promouvoir le dialogue et la diplomatie parlementaires entre les nations. Aujourd'hui encore, nous continuons à offrir aux parlementaires du monde entier une plateforme leur permettant de se réunir, d'échanger leurs bonnes pratiques et de dégager des perspectives d'action. C'est dans ce contexte que, depuis l'an 2000 (à la veille du Sommet du Millénaire de l'ONU), l'UIP organise tous les cinq ans une Conférence mondiale des présidents de parlement. Il était prévu que la cinquième Conférence mondiale se déroule en août 2020 à l’Office des Nations Unies à Vienne.

En raison de la pandémie de COVID-19 qui s'est déclenchée début 2020 et du confinement qu'un grand nombre de pays ont de ce fait décidé d'instaurer, plusieurs réunions prévues par l'UIP ont dû être annulées (la 142e Assemblée de l'UIP, qui devait initialement se tenir en avril à Genève), repoussées ou leur format transformé en réunions en ligne ou hybrides.

Depuis le début avril, le Secrétariat de l'UIP évalue les différentes plateformes de visioconférence existant sur le marché. Quelques réunions restreintes ont été organisées sur deux d'entre elles, avec et sans interprétation. Le Secrétariat a aussi mené à bien sa propre analyse comparative des diverses solutions à la disposition de l'UIP (en évaluant leurs avantages et inconvénients, mais aussi leur incidence budgétaire).

Les réunions officielles de l'UIP présentent certaines particularités et répondent à certaines spécifications à plusieurs niveaux :

  • leur nature : programmes de renforcement des capacités nationales, séminaires régionaux, conférences parlementaires spécialisées, conférences mondiales rassemblant l'intégralité des Membres de l'UIP ;
  • leur format : groupes de travail, comités de rédaction, stages de formation, débats interactifs, réunions de travail des organes statutaires de l'UIP, conférences parlementaires de haut niveau ; 
  • leur taille (nombre de participants) : petite (15 à 30 personnes), moyenne (100 à 200 personnes), de grande envergure (autour d'un millier de participants, à l'instar des Assemblées de l'UIP et de la Conférence mondiale des présidents de parlement) ; 
  • leur éventail linguistique : réunions tenues exclusivement en anglais, réunions dans les deux langues officielles de l'UIP, réunions dans les quatre langues de travail de l'UIP (Assemblées et conférences spécialisées), réunions dans les six langues officielles de l'ONU (Conférence mondiale des présidents de parlement).  

Au vu du nombre croissant de réunions en ligne que l'UIP va devoir organiser en 2020, le Secrétariat recrute un(e) consultant(e) pour une mission à court terme consistant à l'aider à organiser des réunions électroniques de portée et envergure variées.

La priorité ira au 13e Sommet des présidentes de parlement et à la cinquième Conférence mondiale des présidents de parlement (semaine du 17 au 21 août). Il s'agira de manifestations de haut niveau (le nombre de participants attendu à la Conférence des présidents est de 1 000), idéalement diffusées sur le web, dont le programme, très complet, inclura :

  • la cérémonie d'ouverture officielle
  • un débat interactif de type Davos
  • six réunions-débat de 45 minutes
  • un débat général se présentant sous la forme de vidéos envoyées à l'avance et disponibles sur le site web et la chaîne YouTube de l'UIP
  • une photo de groupe
  • d'éventuelles réunions en petits groupes pour des réunions bilatérales confidentielles (dans la mesure du possible).

Objectifs de la mission du (de la) consultant(e)

L'objectif de cette mission est le suivant :

  • aider l'UIP à organiser des réunions en ligne et hybrides et à améliorer sa capacité à organiser elle-même de telles conférences ;
  • formuler des recommandations concernant la plateforme de visioconférence la mieux adaptée à l'organisation des conférences mondiales de l'UIP en prévoyant l’interprétation simultanée à distance ;
  • élaborer des recommandations relatives aux bonnes pratiques en matière d'organisation de réunions en ligne et hybrides ;
  • conseiller l'UIP pour l'organisation du Sommet des présidentes et de la Conférence des présidents, notamment en définissant les besoins pour ces conférences mondiales de haut niveau, en préparant les scénarios pertinents, en prévoyant le recours à des technologies de pointe, etc.

Prestations attendues du (de la) consultant(e) :

  • notes d'orientation relatives à l'organisation en ligne du Sommet des présidentes et de la Conférence des présidents, incluant notamment les outils d'inscription en ligne et la gestion des invités,
  • aide au bon déroulement de ces deux conférences de haut niveau,
  • bref rapport décrivant les plateformes de visioconférence les mieux adaptées à la tenue de visioconférences mondiales, notamment dans la perspective éventuelle de la tenue de l'Assemblée de l'UIP en ligne,
  • série de courtes réunions avec un petit groupe de titulaires de poste et de collaborateurs de l'UIP dans le but de définir les besoins et de développer les capacités internes en matière de visioconférence, en fournissant la documentation et les lignes directrices qui serviront de référence ultérieure.

Prestations et calendrier du (de la) consultant(e)

ACTIVITÉ

ÉCHÉANCE

1.     Signature du contrat

juin 2020

2.     Présentation à l'UIP du plan de travail et des priorités,

       recommandations concernant la plateforme de visioconférence la mieux adaptée

1er juillet

3.     Projet de note d'orientation relative à l'organisation du Sommet mondial des présidentes de parlement et de la Conférence mondiale des présidents de parlement

10 juillet

6.     Projet de rapport présentant les outils pertinents et les idées novatrices pour l'organisation de réunions parlementaires en ligne et hybrides

25 juillet

7.     Réunions, y compris réunions d'information, avec le personnel de l'UIP afin de développer les capacités internes d'organisation de réunions en ligne

       Grandes lignes d'une éventuelle Assemblée de l'UIP en ligne

Août

8.     Tenue du Sommet des présidentes et de la Conférence présidents (réunions en ligne)

17-21 août

9.     Définition d'autres outils et stratégies pertinents et rédaction d'un bref rapport présentant les diverses solutions envisageables

31août

 

Critères

Il est exigé des candidats à cette mission de consultant qu'ils satisfassent aux critères suivants :

  • antécédents avérés d'organisation de réunions en ligne et hybrides avec interprétation simultanée à distance
  • connaissance de l'organisation de conférences
  • excellente gestion du temps et attention minutieuse aux détails
  • connaissance générale du fonctionnement des parlements, la connaissance de l'UIP étant un atout
  • excellente maîtrise de l'anglais et du français.

Lieu

Le (la) consultant(e) travaillera depuis son domicile, en lien étroit avec l'UIP par téléphone, Skype (ou autre plateforme de même nature) et courriel.

Comment appliquer

Les candidats sont priés de soumettre les pièces suivantes :

  • un curriculum vitae
  • une lettre de motivation de 1 000 mots au maximum expliquant l'intérêt éprouvé par le candidat pour le projet et décrivant dans le détail son expérience antérieure de l'organisation de réunions en ligne et des plateformes de visioconférence
  • la rémunération journalière souhaitée et le nombre de jours envisagé pour mener à bien la mission.

Les dossiers de candidature doivent être envoyés par courrier électronique à l'adresse : [email protected] dans un message portant comme sujet "Consultant(e) - réunions électroniques".

Seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées. Les candidatures reçues après la date butoir seront écartées.

Date limite: