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Staff

Assistant(e) financier/financière - Grade G6

Contexte organisationnel et liens hiérarchiques :

Placé(e) sous l'autorité directe du Chef des finances de la Division des services administratifs l'Assistant(e) financier/financière fournit un soutien opérationnel au service des finances de la Division dans les domaines suivants : comptabilité financière, comptes des sommes à payer, comptes des sommes à recevoir, trésorerie, services d'appui financier et autres fonctions, s'il y a lieu. Il/elle sera chargé(e) des tâches qui suivent dans les domaines énoncés ci-dessous.

Services comptables financiers pour l'UIP

Dans le respect des normes, des pratiques et des contrôles établis, maintenir à jour la comptabilité financière, le traitement et la saisie des données dans le système Sage 300 Premium pour l'UIP et sa Caisse de prévoyance résiduelle.

  • Réaliser la clôture mensuelle avec ponctualité et précision pour le siège de l'UIP à Genève et son Bureau de New York. Vérifier les écarts et préparer les corrections requises.
  • Préparer, pour les collaborateurs de l'UIP à Genève et New York, des états financiers mensuels pour le budget ordinaire et les fonds extrabudgétaires.
  • Documenter les flux et les méthodes de travail pour les tâches récurrentes.
  • Effectuer efficacement des tâches de la clôture des comptes de fin d'année, conformément au calendrier de fin d'année.

Comptes des sommes à payer

Veiller, dans le respect des normes, des pratiques et des contrôles établis, à ce que les paiements de l'UIP soient effectués chaque semaine avec exactitude et ponctualité.

  • Saisir et tenir à jour les données comptables et les coordonnées bancaires des fournisseurs dans le système Sage 300.
  • Traiter chaque semaine toutes les factures des fournisseurs, en veillant à la pertinence de la documentation, à l'exactitude des codes comptables et à l'obtention de toutes les approbations internes. En collaboration avec l'assistant(e) administratif/administrative, veiller à l'exactitude des factures et des conditions de paiement et vérifier que les paiements n'ont pas déjà été exécutés.
  • En collaboration avec le Chef des finances, préparer et traiter les lots de paiements pour les virements bancaires.
  • Assurer la liaison avec les partenaires bancaires de l'UIP pour veiller à ce que les virements soient exécutés et à ce que des mesures soient prises lorsqu'un paiement n'a pas abouti.
  • Fournir aux collaborateurs et aux fournisseurs de l'UIP des informations à jour sur le statut des paiements et répondre aux questions.
  • Tenir un registre de rapprochement comptable pour tous les prépaiements.
  • Vérifier la concordance des paiements effectués par carte bancaire.
  • Suivre les rapprochements et les remboursements dus par les Parlements membres et les fournisseurs auxquels l'UIP verse des avances.
  • Informer les collaborateurs et les fournisseurs de l'UIP du statut des demandes et des paiements.
  • Veiller à conserver et archiver toute documentation accompagnant les paiements afin de la retrouver par la suite.
  • Répondre avec ponctualité et exactitude aux questions posées par les collaborateurs et les vérificateurs de l'UIP.

Comptes des sommes à recevoir

Veiller, dans le respect des normes, des pratiques et des contrôles établis, à ce que les effets à recevoir par l'UIP de la part de ses Parlements membres et de ses autres clients et donateurs fassent l'objet d'une facture, soient suivies, reçues, notées, traitées et reportées avec exactitude et ponctualité.

  • Saisir et tenir à jour dans le système Sage 300 les données comptables et les coordonnées bancaires des Parlements membres, des clients et des donateurs.
  • Préparer les factures relatives aux contributions annuelles des Parlements membres devant leur être envoyées, ainsi que les courriers et les relevés qui les accompagnant.
  • Établir les factures pour les autres clients et donateurs, s'il y a lieu.
  • Vérifier et rapprocher les comptes de sommes à recevoir.
  • Suivre avec les Parlements membres, les clients et les donateurs le règlement de leurs comptes et de leurs contributions en retard ; fournir à la Division des Parlements membres et des Relations extérieures les informations concernant les Parlements membres risquant des sanctions pour arriérés persistants.
  • Préparer les soldes et les rapprochements relatifs aux accords passés avec les clients et les donateurs.
  • Répondre avec ponctualité et exactitude aux questions posées par les collaborateurs et les vérificateurs de l'UIP.

Trésorerie

Gérer efficacement la trésorerie et les services bancaires conformément aux normes, aux pratiques et aux contrôles établis et dans le respect des politiques et des besoins de l'organisation.

  • Entretenir des contacts avec les collaborateurs des partenaires bancaires de l'UIP pour régler les questions bancaires qui se posent au quotidien.
  • Suivre les soldes des comptes (CHF et devises) et proposer au moment opportun au Chef des finances des virements d'un compte à un autre.
  • Préparer les rapprochements bancaires mensuels pour les comptes bancaires de l'UIP.
  • Vérifier le solde des comptes de la petite caisse du siège de l'UIP à Genève.
  • Préparer les rapprochements mensuels des liquidités pour les comptes de la petite caisse du siège de l'UIP à Genève.

Services d'appui financier pour le personnel de l'UIP

Contribuer à fournir des services d'appui financier au personnel, aux stagiaires et aux collaborateurs externes de l'UIP à Genève et New York

  • Vérifier les formulaires d'autorisation de voyage avant approbation
  • Aider le personnel à comprendre les procédures financières et à s'y conformer
  • Se charger de toute autre tâche qui lui sera confiée au sein de la Direction des services administratifs

Il/elle sera amené(e) à travailler avec :

  • le personnel de l'UIP
  • le personnel parlementaire des Parlements membres
  • les vérificateurs internes/externes
  • les fournisseurs, les clients et les donateurs de l'UIP
  • les partenaires bancaires de l'UIP
  • le support technique

Compétences

  • Professionnalisme : Capacité avérée à faire preuve de bon sens dans la réalisation des tâches qui lui sont confiées ; aptitude à s'enorgueillir de son travail et de ses réalisations ; consciencieux et sérieux dans le respect de ses engagements ; respectueux des échéances et des objectifs qui lui sont fixés ; motivé par les enjeux professionnels plus que personnels ; apte à faire preuve de ténacité face à la complexité ou à la difficulté ; capable de garder son calme dans des situations stressantes ; intégration de la perspective du genre et de la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines abordés
  • Communication : Aptitude à rédiger et à communiquer oralement avec clarté et efficacité ; bonne écoute des autres et aptitude à interpréter correctement les signaux qu'ils émettent et à y répondre de façon adaptée ; capacité à poser des questions pour mieux comprendre et intérêt évident pour le dialogue ; aptitude à adapter son langage, le ton de sa voix, son style et son format à son public ; désireux de partager l'information et de la faire circuler
  • Connaissance de l'organisation : Aptitude à prouver sa connaissance de l'Organisation et à intégrer ses objectifs
  • Connaissance des technologies : Volonté de se tenir informé des technologies à disposition, tout particulièrement dans le domaine comptable ; démarche active visant à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; désir de se familiariser avec les nouvelles technologies
  • Travail d'équipe : Collabore avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'Organisation ; est disposé à s'appuyer sur les idées et l'expertise des autres pour apprendre ; soutient la décision finale du groupe et agit en accord avec celle-ci, même lorsqu'elle ne reflète pas entièrement sa position ; partage le mérite des réussites de l'équipe comme la responsabilité de ses échecs
  • Relations avec la clientèle : Établit et entretient des relations fructueuses avec les parlementaires, les collaborateurs externes et ses collègues
  • Volonté de se perfectionner : Démarche active visant à se tenir informé des nouveautés dans les domaines pertinents et à continuer à améliorer ses compétences.

Qualifications et expérience requises :

  • Diplôme d'enseignement secondaire complété par une formation supplémentaire dans le domaine des finances ou équivalent ; des études en comptabilité financière dans l'enseignement supérieur ou des qualifications professionnelles (partielles ou complètes) sont un atout.
  • Expérience de la comptabilité financière / des systèmes ERP ; la connaissance du système Sage 300 Premium est souhaitable.
  • Trois années d'expérience minimum, acquise dans le domaine financier, comptable, budgétaire ou connexe
  • L'expérience du travail dans un contexte international est un atout.
  • Parfaite maîtrise et excellente connaissance de l'anglais ou du français écrit et parlé et bonne connaissance des deux langues ; des connaissances d’autres langues (en particulier l’espagnol et l’arabe) sont souhaitées.

Exigences applicables à l'ensemble du personnel :

Œuvrer activement à la réalisation des objectifs stratégiques de l'UIP ; accomplir toute autre tâche ou se charger de toute autre responsabilité se rapportant à la fonction qui pourrait être confiée par le Secrétaire général

Rémunération :

L'Union interparlementaire propose un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux qu'offrent les autres organisations internationales basées à Genève. Le salaire net proposé pour ce poste démarre à 82 401 CHF en fonction de la formation et de l'expérience.

Politique en matière de recrutement :

Le poste sera pourvu au moyen d'une procédure de recrutement local, conformément à la disposition 103.5 du Règlement du personnel de l'Union interparlementaire, qui prévoit que les fonctionnaires de la catégorie des services généraux sont recrutés dans le pays du lieu d'affectation (Suisse) ou à proximité du siège, quelle que soit leur nationalité et la date de leur arrivée dans le pays. Un membre du personnel recruté sur le plan local n'a pas droit aux indemnités et prestations exclusivement réservées au recrutement international. Le poste est ouvert aux candidats internes et externe. À qualifications égales, la préférence sera accordée aux personnes du sexe sous-représenté.

Ce poste est basé à Genève, mais peut exiger des déplacements occasionnels.

La durée initiale du contrat est de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité du financement.

Comment appliquer

Les dossiers de candidature doivent parvenir à l'UIP au plus tard le 23 mai 2021. Pour que les dossiers soient traités rapidement et efficacement, les personnes intéressées sont priées de joindre à leur curriculum vitae et au formulaire de candidature UIP (disponible à l'adresse www.ipu.org/fr/formulaire-de-candidature-de-luip), une lettre de motivation détaillée expliquant en quoi elles remplissent les conditions requises pour le poste, explication assortie d'exemples concrets.

Les candidatures doivent être adressées à :

Directrice de la Division des Services administratifs

Union interparlementaire

5, chemin du Pommier
Case postale 330
CH-1218 Le Grand-Saconnex, Suisse

Téléphone : 41 22 919 41 50

Fax : 41 22 919 41 60

Courriel : [email protected]

Seules les personnes dont la candidature est retenue seront contactées. Les candidatures reçues après la date butoir seront écartées.

Geneva
Suisse

Date limite: