Plateforme institutionnelle de conférences en ligne pour l'Union interparlementaire

L’Organisation souhaite désormais développer une plateforme de conférences en ligne unique capable d'héberger toutes ses réunions, conférences, séances d'information et Assemblées. L'UIP, désireuse de continuer de permettre à ses Membres de participer de différentes façons à ses activités, est pleinement convaincue de l'importance d'une reprise post-COVID-19 respectueuse de l'environnement.

Elle attend du fournisseur retenu qu'il développe une plateforme de conférences en ligne dotée des caractéristiques suivantes :

• Plateforme accessible à tous les Membres de l’UIP
• Plateforme sur mesure susceptible de ressembler au Siège de l'UIP ou au lieu d'accueil du pays hôte lors des conférences hybrides
• Possibilité de mise en valeur de l'image de marque en fonction des conférences
• Lecteur vidéo live permettant la diffusion internationale en streaming à un nombre de participants pouvant aller jusqu'à 3 000
• Chat synchrone et asynchrone multilingue pour les délégués
• Fonction questions/réponses en cours de réunion
• Bibliothèque de documents interrogeable
• Plateforme d'interprétation simultanée intégrée pour toutes les réunions en direct
• Sous-titrage généré par l'IA pour les réunions pré-enregistrées en anglais et en français
• Latence maximale de 3 à 6 secondes entre les signaux audio et vidéo
• Intégration dans le CRM existant de l'UIP (Zoho), son système d'inscription des délégués aux conférences (Cvent) et les plateformes des réunions
• Octroi d'autorisations aux délégués permettant d'établir la distinction entre l'accès à la plateforme et l'accès aux fonctionnalités
• Restrictions d'accès aux plénières (délégués ayant le droit à la parole et le droit de vote), tous les autres participants suivront les débats grâce à la diffusion de la conférence en direct sur le web
• Fonctions de vote et de sondage
• Espaces promotionnels (kiosques)
• Analyse des données relatives à la participation des utilisateurs et établissement de rapports post-projet

Services additionnels à fournir

Gestion de projet de grande conférence en ligne (plus de 15 heures de réunions rassemblant plus d'une centaine de participants)

• Gestion de bout en bout de la conférence
• Préparation, en collaboration avec les collaborateurs de l'UIP chargés des conférences, d'un plan de projet, suivi et bilans de l'avancée des travaux
• Production pour la diffusion en direct sur le web, hébergement et gestion du flux en direct pour toutes les réunions, y compris intégration des présentations pré-enregistrées
• Support technique en direct à l'intention des délégués participant aux réunions (intervenants et participants passifs) ; délai de traitement minimal pour toutes les demandes parvenant au centre de support technique
• Rapports post-projet

Gestion des intervenants

• Gestion des répétitions techniques et des vérifications de la configuration avec les intervenants à distance et les intervenants ayant pré-enregistré leur contribution
• Mise à disposition d'une licence Zoom ou Webex pour les intervenants à distance
• Accueil des intervenants à distance
• Octroi de la parole sur demande aux intervenants actifs
• Conseils concernant l'élocution des intervenants et la durée des interventions
• Recueil du consentement des intervenants

Services vidéo et post-production

• Production de vidéos pré-conférences pour présenter le système à l'utilisateur et administration
• Enregistrement des conférences pour la VoD

Intégration de conférences hybrides

• Conseils concernant l'élocution des intervenants et la durée des interventions
• Intégration du profil de l'organisateur et de son visuel de marque
• Liaison avec les fournisseurs locaux d'AV et de TCI

Qualifications et expérience

• Décrivez brièvement votre société, en précisant le nombre de collaborateurs à plein temps qu'elle emploie, où elle est basée et dans quel fuseau horaire l'équipe chargée de ce projet travaillera.
• Fournissez des études de cas pertinentes, comportant notamment une description et un calendrier du projet. Veuillez fournir de la documentation prouvant votre expérience dans les domaines suivants :
• Collaboration avec des organisations internationales dans le cadre de projets de même nature
• Plateformes de conférences en ligne
• Liste des membres de l'équipe de projet précisant leur expérience professionnelle pertinente
• Description des sous-traitants ou des ressources extérieures requises pour la réalisation du projet

Divers

• Les offres doivent être signées par un responsable ou un représentant dûment mandaté de la société soumissionnaire.
• Les candidats doivent déclarer tout conflit d'intérêt pertinent et/ou procédure judiciaire en cours.
• Les offres doivent être libellées en francs suisses (CHF).
• L'UIP négociera les termes du contrat lors de la sélection. Tous les contrats sont visés par le conseiller juridique de l'UIP et l'octroi de ce marché exigera la signature d'un accord ou d'un contrat précisant les termes, la portée, le budget, les échéances et tout autre critère requis.
• L'UIP ne remboursera pas les coûts encourus au titre de la soumission des offres.