Consultancy

Consultant(e) responsable du Service d’inscription (10 à 12 semaines par an minimum)

L’Union interparlementaire (UIP) est l’organisation mondiale des parlements nationaux. Lorsqu’elle a été fondée il y a maintenant plus de 130 ans pour encourager la coopération et le dialogue entre toutes les nations, c’était la première organisation politique multilatérale à voir le jour. Elle compte aujourd’hui 179 Parlements membres et 13 organismes parlementaires régionaux. Elle œuvre pour la démocratie et aide les parlements à se renforcer, se rajeunir, se rapprocher de la parité hommes-femmes et à représenter la population dans toute sa diversité. Elle défend aussi les droits de l’homme des parlementaires par le biais d’un comité de parlementaires issus de toutes les régions du monde et dévoués à cette cause.

Deux fois par an, elle convoque plus de 1 500 délégués parlementaires et partenaires à une assemblée mondiale afin d’apporter une dimension parlementaire à la gouvernance mondiale.
Objectif et nature de la mission : l’UIP recherche un(e) consultant(e) chargé(e) des inscriptions qui devra superviser le bon fonctionnement du service d’inscription à chacune des Assemblées de l’UIP, préparer la liste des participants à publier en ligne, gérer le système d’inscription en ligne de l’Organisation et répondre aux questions et demandes des coordonnateurs des délégations.

Le/la consultant(e) chargé(e) des inscriptions recevra une formation sur le fonctionnement du système d’inscription en ligne et secondera dans un premier temps le titulaire actuel qui prendra sa retraite fin 2021. Il/elle assumera l’entière responsabilité du service d’inscription à partir de la 144e Assemblée (mars 2022).

Cadre organisationnel et relations hiérarchiques

La durée d’engagement est de trois à cinq ans minimum.

Le/la consultant(e) chargé(e) des inscriptions sera placé(e) sous l’autorité de la Directrice de la Division des Parlements membres et des Relations extérieures. Il/elle assistera la responsable du Service des conférences ainsi que les autres membres du Secrétariat dans l’établissement de la liste des participants et la gestion du système d’inscription en ligne. Il/elle supervisera le fonctionnement du Service d’inscription lors des Assemblées de l’UIP (deux par an) et d’autres grandes manifestations.
Principales responsabilités

Le/la consultant(e) chargé(e) des inscriptions assistera la responsable du Service des conférences et la Division des Parlements membres et des Relations extérieures dans la réalisation des tâches suivantes :

  • Préparer la liste des participants, sur la base des informations saisies par les délégations dans le système d’inscription en ligne.
  • Vérifier et corriger les informations dans le back-end du système d’inscription en ligne.
  • Assurer la liaison avec les coordonnateurs des délégations afin de s’assurer que la liste des participants publiée en ligne est correcte et qu’elle comporte toutes les informations requises (titres des parlementaires, informations sur les titulaires de poste au sein de l’UIP, partis politiques, etc.).
  • Extraire des statistiques du système d’inscription en ligne et d’autres sources de données, à la demande des membres de personnel qui ont besoin de données ventilées par sexe, âge, représentation des partis politiques, etc. pour l’élaboration de leurs programmes.
  • Répondre aux questions relatives aux inscriptions.
  • Assurer la gestion du système de classement électronique des données. Conserver ou supprimer les fichiers conformément au calendrier de conservation des données.
  • Travailler en étroite collaboration avec le personnel du Secrétariat pour s’assurer que les parlements qui ont des arriérés de paiement et qui souhaitent s’inscrire à une manifestation de l’UIP aient connaissance de leurs droits.
  • Préparer la correspondance de la Directrice de la Division des Parlements membres et des Relations extérieures concernant les questions relatives à l’inscription, conformément aux dispositions statutaires de l’UIP.
  • Veiller au bon fonctionnement du Service d’inscription de l’UIP (6 à 10 personnes), aussi bien à Genève qu’à l’étranger.
  • Fournir des conseils sur la préparation des badges d’identification et vérifier leur conformité avant de les remettre aux délégués.
  • Veiller à ce que le personnel du Service d’inscription ait reçu la formation nécessaire pour accueillir les délégués de l’UIP en provenance des quatre coins du monde.
  • Toute autre tâche qui pourrait s’avérer nécessaire.

Le/la consultant(e) chargé(e) des inscriptions sera amené(e) à travailler fréquemment en collaboration avec :

  • La Division des Parlements membres et des Relations extérieures
  • Le personnel du Secrétariat
  • Des fonctionnaires parlementaires et des parlementaires

Résultats escomptés : résultats de grande qualité, prestation de services réactive, liste précise des participants, bon fonctionnement du Service d’inscription.

Durée des contrats et rémunération : deux contrats de cinq semaines par an (mars/avril et septembre/octobre) plus un troisième contrat d’une durée équivalente dans le cas où l’UIP organiserait d’autres grandes manifestations. Durée maximale des contrats : 12 à 15 semaines par an.

La rémunération est fixée entre 300 et 340 CHF par jour, en fonction de l’expérience.

Qualifications requises

  • Formation : diplôme d’études secondaires ou équivalent.
  • Connaissances linguistiques : parfaite maîtrise de l’anglais et du français (écrit et oral) ; la connaissance d’autres langues de l’ONU serait un avantage.
  • Expérience : au moins deux ans d’expérience professionnelle dans un domaine similaire ou pertinent.
  • Autres compétences : parfaite maîtrise du pack Office de Microsoft, notamment Word et Excel.

Statut

Le/la consultant(e) aura le statut de collaborateur externe.

Lieu d’affectation : Genève. Il est néanmoins prévu que l’essentiel du travail s’effectue hors site. Lors des Assemblées organisées à l’étranger, le/la consultant(e) chargé(e) des inscriptions sera mobilisé(e) dans la ville où se déroule la manifestation.

Comment appliquer

Les candidatures doivent être adressées à :

Directrice de la Division des Services administratifs
Union interparlementaire
5, chemin du Pommier
Case postale 330
CH-1218 Le Grand-Saconnex
Genève (Suisse)
Tél. :       +41 22 919 41 50
Courriel : [email protected]

Les candidatures devront parvenir à l’UIP au plus tard le 15 août 2021. Afin que les dossiers soient traités rapidement et efficacement, les personnes intéressées sont priées de joindre à leur curriculum vitae une lettre de motivation détaillée expliquant, à l’aide d’exemples concrets, en quoi elles remplissent les conditions requises pour le poste.

Titre à inscrire dans le champ "Objet" du courriel de candidature : Registration Consultancy

Seules les personnes dont la candidature aura été retenue seront contactées. Les candidatures reçues après la date butoir ne seront pas prises en compte.

Date limite: