Contexte organisationnel et liens hiérarchiques
Placé(e) sous l'autorité du Responsable de programme, le/la consultant(e) exécute des travaux de secrétariat et de bureau pour le Programme des droits de l'homme, notamment lors des sessions de cinq jours du Comité des droits de l'homme des parlementaires (CDHP), qui ont normalement lieu en janvier, mars et octobre de chaque année.
Responsabilités
Dans le cadre de sa mission, le/la consultant(e) effectue les tâches suivantes :
Exécuter des travaux de secrétariat et de bureau pour le Programme des droits de l'homme
- Finaliser et envoyer toute la correspondance et la documentation officielles en français et en anglais, voire, s'il y a lieu, en espagnol ;
- Vérifier et comparer les versions anglaise et française des documents élaborés par le Programme, en particulier les rapports et les décisions du Comité des droits de l'homme des parlementaires, afin de veiller à ce que le matériel écrit soit clair, pertinent, professionnel et exempt d'erreurs ;
- Prendre en charge les demandes de relecture, de traduction et d'interprétation ; traiter les factures et les vérifier ; coordonner les paiements avec le détenteur du budget et les services administratifs ;
- Dresser le procès-verbal des réunions hebdomadaires du Programme ; rédiger la correspondance à faire signer par le Responsable du Programme ;
- Élaborer des présentations PowerPoint, ainsi que des graphiques et des tableaux statistiques ;
- Prendre des dispositions pour l'organisation des voyages des collaborateurs du Programme, des membres du CDHP et des experts ;
- Proposer et concevoir des outils de gestion de projet visant à faciliter la coordination du Programme, son organisation et la mise en œuvre de ses activités ;
- S'acquitter des autres tâches compatibles avec les responsabilités générales de cette mission qui lui sont attribuées par le Responsable de programme.
Assurer un appui administratif et logistique lors des sessions du Comité des droits de l'homme des parlementaires et de ses missions, séminaires ou autres événements officiels organisés par le Programme
- Participer à la rédaction de la convocation, de l'ordre du jour et du calendrier ;
- Préparer les contrats des interprètes/modérateurs/fournisseurs destinés à la Division des services administratif ;
- Prendre des dispositions concernant les visas et la réservation des voyages et des hébergements ; se charger, en collaboration avec la Division des services administratifs, de toute question relative au remboursement des frais de voyage et des indemnités journalières ; répondre aux questions concernant l'organisation posées par les participants (changement de ligne aérienne, réservations de chambres d'hôtel, etc.) ;
- En collaboration avec la Division des services administratifs, organiser la réservation et le choix des lieux accueillant les réunions, les pause-café et les déjeuners, ainsi que le transport local pour les participants ;
- Assurer la liaison avec les participants et les interlocuteurs locaux ;
- Organiser et gérer les événements multilingues sur Zoom ou toute autre plateforme de même nature lors des conférences en ligne ou hybrides ; évaluer les besoins spécifiques ; programmer, organiser et sécuriser les réunions ; gérer les participants ; régler les petites difficultés techniques ; coordonner le travail de l'équipe du support technique et des interprètes ;
- Veiller à ce que toute la documentation et la correspondance relatives aux réunions soient relues et traduites dans les délais impartis et distribuées aux participants ; préparer des fiches d'information à l'intention du personnel et des participants ; gérer la liste des participants ; en collaboration avec la Division de la communication, veiller à ce que les documents finals et les statistiques pertinentes soient publiés à temps.
Ces tâches entraînent de fréquentes interactions avec
- Le personnel du Programme des droits de l'homme
- Le personnel du Secrétariat de l'UIP
- Les membres du CDHP
- Des parlementaires, des Secrétaires généraux et le personnel parlementaire
Compétences
- Professionnalisme : esprit d'initiative avéré et aptitude à comprendre les liens entre les tâches qui lui sont confiées et à anticiper les tâches ultérieures ; attention minutieuse aux détails, capacité à régler les problèmes, expérimenté et actif
- Planification et organisation : compétences avérées en matière d'organisation, aptitude à gérer un gros volume de travail de façon organisée et efficace
- Communication : aptitude à rédiger de façon claire et concise et à communiquer oralement
- Connaissances technologiques : maîtrise de la suite Microsoft Office (tout particulièrement Word, Excel et PPT) ; bonne connaissance d'Acrobat Pro et de Zoom ;
- Travail d'équipe : bonnes aptitudes relationnelles, aptitude à travailler seul et en équipe, capacité à travailler dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect de la diversité
- Volonté de se perfectionner : initiative et volonté d'acquérir de nouvelles compétences
Qualifications
- Formation : diplôme de fin d'études secondaires ou de niveau équivalent
- Expérience : au minimum cinq années d'expérience des travaux de secrétariat, en ayant tout particulièrement acquis de l'expérience en matière de gestion du courrier et de la documentation. L'expérience acquise dans le cadre juridique ou la connaissance de ces questions est un atout.
- Connaissances linguistiques : excellente connaissance du français (langue maternelle) et de l'anglais, de nature à permettre de rédiger des courriers, de corriger l'orthographe et la grammaire et de répondre aux demandes d'information. La compréhension de l'espagnol est aussi souhaitée.
Dates et conditions
La mission du/de la consultant(e) s'étend d'octobre 2023 à mars 2024 (6 mois).
La mission du consultant se déroule au Siège de l'UIP à Genève. Des déplacements de courte durée à l'occasion d'une ou de plusieurs Assemblées de l'UIP (au moins une, voire deux au cours de la mission) sont à prévoir.
