L'Union interparlementaire, organisation internationale des parlements des États souverains et point focal du dialogue parlementaire mondial, œuvre pour promouvoir la paix et la coopération entre les peuples, ainsi que l'établissement durable d'institutions efficaces et représentatives.
Les Assemblées statutaires de l'UIP rassemblent les représentants des Parlements qui en sont membres et des organisations parlementaires régionales, ainsi que des observateurs permanents et d'autres partenaires pour débattre de questions mondiales pressantes, adopter des résolutions et formuler des recommandations d'action parlementaire.
Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice de la Division des Parlements membres et des Relations extérieures, le/la Chargé(e) du service des conférences sera responsable de tous les aspects organisationnels des sessions statutaires semestrielles de l'UIP (Assemblée et réunions connexes de l'UIP), ainsi que des autres grandes conférences mondiales organisées par l'UIP.
Responsabilités
Sous l'autorité de la Directrice, l'intéressé(e) assumera la responsabilité globale de l'organisation pratique, technique et logistique des Assemblées et des autres grandes conférences mondiales de l'UIP. Il/elle sera donc chargé(e) des tâches suivantes :
- réaliser des missions d'évaluation dans les pays hôtes potentiels, rédiger des rapports de faisabilité et formuler des recommandations pour la tenue des réunions futures de l'UIP ;
- coordonner le travail de l'équipe chargée des conférences (3 personnes) ;
- jouer le rôle de point focal en matière d’organisation pour les parlements hôtes ;
- gérer un large éventail de dispositions pratiques et de services d'appui concourant à assurer le bon déroulement des réunions formelles et informelles des organes directeurs de l'Organisation ;
- élaborer des analyses et prodiguer des conseils concernant les aspects financiers, administratifs et organisationnels des futures Assemblées et réunions de l'UIP ; évaluer les besoins et la disponibilité des ressources ;
- étudier les politiques et les accords signés avec des tiers, dont les Parlements membres, en matière de conférences, et veiller à ce que toutes les exigences soient respectées ;
- superviser le service d'inscription des Assemblées de l'UIP ;
- prévoir le personnel desservant les Assemblées, prendre des dispositions pour les voyages du personnel de l'UIP (rédiger la note d'information, servir de point de contact pour l'agence de voyage de l'UIP et l'hôtel recevant le personnel de l'UIP et organiser avec le parlement hôte le paiement des indemnités journalières) ;
- préparer les documents en rapport avec l'Assemblée, notamment la convocation, le programme de travail, le Guide de l'Assemblée et les listes provisoire et définitive des participants ;
- veiller à ce que le système d'inscription des délégués aux conférences et l'application de l'Assemblée soient lancés selon le calendrier prévu et gérer le Groupe WhatsApp de l'Assemblée ;
- conseiller les Membres et le Secrétariat de l'UIP sur des points d'organisation en lien avec les réunions et les conférences, notamment la programmation, les exigences en matière de confidentialité et d'autres questions de procédure ;
- aider la Directrice à rédiger le budget général de la Division, en se chargeant plus particulièrement du budget annuel des Assemblées ;
- superviser les préparatifs du Séminaire d'information annuel ;
- conseiller le personnel du Secrétariat sur les meilleurs outils et procédures pour l'organisation technique de grandes manifestations mondiales, y compris pour ce qui est de l'objectif de limiter l’empreinte carbone de l’UIP lors des conférences (politique économe en papier, volet hybride pour réduire les déplacements, exclusion du plastique, etc.) ;
- préparer les appels d'offres concernant la prestation de services de conférences pour les afficher sur le site web de l'UIP ; soumettre des analyses comparatives des offres au service des achats de l'UIP pour obtenir son approbation. Les acquisitions de produits et de services incluent les plateformes et les outils événementiels tels que les systèmes d'inscription aux événements, les applications d'inscription, etc. ; conseiller la Directrice en matière technique sur les meilleurs produits et services ; fournir à la Division des services administratifs des informations sur les fournisseurs lors de la rédaction des contrats avec les prestataires de service retenus ;
- participer au recrutement, à la formation et à la supervision du personnel administratif desservant les Assemblées et les réunions connexes ;
- s'acquitter de toute autre tâche connexe s'il y a lieu.
Il ou elle sera amené(e) à travailler en étroite relation avec
- les membres du Secrétariat de l'UIP
- le Parlement hôte et les représentants du Centre de conférences du pays hôte
- les membres des délégations
- les partenaires institutionnels de l'UIP.
Résultats escomptés
- Bon déroulement des réunions statutaires de l'UIP
- Affectation et utilisation efficaces des ressources destinées aux conférences, en tenant compte de l'empreinte carbone de l'UIP
- Bonne planification et organisation des réunions conformément aux décisions prises par les Membres de l'UIP
- Fourniture de tout l'éventail des services techniques et administratifs requis par les Assemblées de l'UIP et les autres conférences mondiales qu'elle organise
Compétences
- Professionnalisme : Bonne connaissance des politiques, procédures et pratiques en matière de conférences à l'UIP ou dans des organisations comparables ; aptitude à chercher, sélectionner, structurer et résumer les informations requises pour la préparation des réunions et conférences ; engagement et dévouement ; tire fierté de son travail et de ses réalisations ; compétent(e) professionnellement et maître de son sujet ; consciencieux(se) et sérieux(se) dans le respect de ses engagements ; respectueux(se) des échéances et des objectifs qui lui sont fixés ; apte à faire preuve de ténacité face à la complexité ou à la difficulté ; capable de garder son calme dans des situations stressantes
- Planification et organisation : Capacité à définir des objectifs clairs conformes aux stratégies convenues ; aptitude à se donner des priorités dans les activités et les tâches qui lui sont confiées et à les infléchir selon les circonstances ; capacité à affecter à une tâche le temps et les ressources requis pour la mener à bien ; aptitude à prévoir les risques et à parer à toute éventualité lors de la phase de planification, ainsi qu'à rester vigilant et à adapter les projets et les activités, le cas échéant ; utilisation rationnelle du temps
- Relations avec la clientèle : Considère tous ceux à qui il/elle fournit des services comme des "clients" et s'efforce de voir les choses depuis leur angle de vue ; établit et entretient des partenariats productifs avec ses clients en gagnant leur confiance et leur respect ; comprend les besoins des clients et leur trouve des solutions adaptées ; suit l'évolution de l'environnement interne et externe de ses clients pour rester informé(e) et anticiper les problèmes ; informe ses clients de la progression des projets ou des difficultés rencontrées
- Travail en équipe : Bonnes compétences relationnelles ; capacité à travailler dans un environnement multiculturel et multiethnique avec sensibilité et respect de la diversité ; aptitude à assurer rapidement et efficacement la liaison avec ses collègues et les parties concernées à l'interne et en externe
- Communication : Aptitude à rédiger de façon claire et concise et à communiquer efficacement à l'oral
Qualifications
- Formation : Diplôme universitaire en gestion d'événements, hôtellerie, gestion commerciale ou autre domaine connexe
- Expérience : Au moins trois années d'expérience d'un niveau de responsabilités croissant dans la gestion et l’administration de conférences ou un poste comparable. Une expérience de la coordination de conférences à l'échelon international est exigée. L'expérience acquise à l'UIP ou dans d'autres organisations de même nature est souhaitée. La connaissance des procédures et des pratiques administratives parlementaires est souhaitée. Une bonne connaissance des logiciels et des outils d'organisation de conférences, par exemple les logiciels d'inscription et les applications de conférences en ligne, et une excellente maîtrise des outils Microsoft Office sont exigées.
- Langues : anglais et français courants, la connaissance de l'espagnol ou de l'arabe constitue un avantage
Exigences applicables à l'ensemble du personnel
Œuvrer activement à la réalisation des objectifs stratégiques de l'UIP. Accomplir toute autre tâche ou se charger de toute autre responsabilité se rapportant à la fonction qui pourrait être confiée par la Directrice de la Division des Parlements membres.
Rémunération
L'Union interparlementaire propose un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux qu'offrent les autres organisations internationales basées à Genève, en fonction de la formation et de l'expérience.
Salaire annuel net indicatif pour le grade P2 (premier échelon, net d'impôts)
50 377 USD pour un célibataire (plus, le cas échéant, l'indemnité pour personnes à charge principales).
Ajustement de poste
Un ajustement de poste pour Genève viendra compléter le montant ci-dessus sur la base des taux de change fixés par la Commission de la fonction publique internationale (site web : http://icsc.un.org/). Ce taux était de 84.8% en septembre 2023.
Politique en matière de recrutement
Le poste sera pourvu au moyen d’une procédure de recrutement internationale ouverte aux candidatures internes et externes. A qualifications égales, la préférence sera accordée aux personnes du sexe sous-représenté et aux personnes originaires de pays non représentés au Secrétariat.
Ce poste est basé à Genève, mais exigera des déplacements fréquents. La durée initiale du contrat est de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants.
