Placée sous l'autorité du Directeur de la communication et dans le cadre de la Stratégie de communication de l'UIP, la personne recrutée se chargera d'un éventail d'activités générales de communication portant principalement sur la gestion des contenus de l'UIP, l'excellence en matière d'identité visuelle, la communication et les projets spéciaux.
Les principales responsabilités incluent, entre autres :
- Gestion des contenus de l'UIP, notamment les publications, les actifs numériques et les images
- Gérer le flux de contenus de l'UIP, qu’il s’agisse de contenus diffusés sur le web ou les réseaux sociaux ou sous forme de vidéos, de podcasts, d'articles, de guides, d'outils, de brochures ou d'autres actifs imprimés et numériques,
- veiller à ce que les directives de l'UIP en matière d'identité visuelle soient respectées,
- chercher, constituer et conserver un groupe d'agences, de concepteurs graphiques, de banques d'images et de soutiens médiatiques conformément aux règles administratives et d'approvisionnement de l'UIP,
- assurer la liaison et la coordination avec les Membres, les collaborateurs, les imprimeurs, les agences, les concepteurs, les rédacteurs, les traducteurs et les relecteurs de l'UIP pour veiller à ce que tous les contenus soient livrés et reçus dans les délais,
- trouver et coordonner des services d'impression d'un bon rapport qualité-prix en interne ou en externe,
- en coordination avec les parties concernées en interne, assurer la liaison avec les Membres et les partenaires de l'UIP pour ce qui est des publications co-marquées,
- vérifier la qualité et la cohérence des contenus et de l'identité visuelle des diverses versions linguistiques des publications,
- assurer la liaison avec les agences de photographie et de vidéo pour ce qui est des contrats, de la rémunération et des droits d'auteur,
- tenir à jour les archives photographiques et vidéo de l'UIP.
Canaux de diffusion
- Trouver les meilleurs canaux de diffusion et diffuser dans les meilleurs délais les communiqués de presse, les bulletins et les autres contenus de l'UIP,
- tenir à jour et continuer à développer des listes de distribution précises et fiables des partenaires de l'UIP, tout particulièrement les médias et les 46 000 parlementaires dans le monde,
- consulter régulièrement les médias pour répertorier les mentions de l'UIP et tenir des statistiques mensuelles relatives à la couverture médiatique,
- apporter son soutien à la Rédactrice web et réseaux sociaux sur les plateformes numériques de l'UIP.
- Événements et projets spéciaux
- Gérer les initiatives de communication et la participation aux événements en présentiel et en ligne de l'UIP, notamment l'accréditation des journalistes, le lancement des rapports, la tenue de stands d’information, les entretiens, les photographes, les monteurs vidéo et autres activités,
- soutenir les initiatives ou les projets spéciaux de la direction de l'UIP, notamment la remise annuelle du Prix Cremer-Passy au parlementaire de l'année,
- se charger de toute autre tâche qui lui est confiée par le Directeur de la communication de l'UIP.
Il/elle sera amené(e) à travailler fréquemment avec
- l'équipe de la communication et l'équipe informatique
- le personnel de l'UIP
- les Membres
- les fournisseurs et les clients
- les médias
Prestations escomptées
Bonne exécution des tâches ; travail efficace et professionnel ; liaison et interaction rapides et efficaces avec les collègues et les parties concernées à l'interne et en externe
Compétences
Professionnalisme : aptitude à s'enorgueillir de son travail et de ses réalisations ; compétence professionnelle et maîtrise de son sujet avérées, consciencieux et sérieux dans le respect de ses engagements ; respectueux des échéances et des objectifs qui lui sont fixés ; motivé par les enjeux professionnels plus que personnels ; apte à faire preuve de ténacité face à la complexité ou à la difficulté ; capable de garder son calme dans des situations stressantes ; motivation pour l'intégration de la perspective de genre et la garantie de la participation équitable ; approche pragmatique de la résolution des problèmes
Planification et organisation : aptitude à se donner des priorités dans les activités et les tâches qui lui sont confiées et à les infléchir selon les circonstances ; capacité à affecter à une tâche le temps et les ressources requis pour la mener à bien et respecter les échéances ; aptitude à travailler avec précision en dépit des contraintes de temps et de la pression
Communication : aptitude à rédiger et à communiquer oralement en français et en anglais avec clarté et efficacité ; bonne écoute des autres et capacité à interpréter correctement les signaux qu'ils émettent et à y répondre de façon adaptée
Connaissances technologiques : expérience professionnelle des suites logicielles de bureau (Windows, Microsoft Office, MS Word, PowerPoint, Excel, etc.) ; outils collaboratifs ou de gestion de projet (Stackfield, Trello, etc.) ; outils de gestion des contacts (Zoho), outils de communication (Mailchimp, Hootsuite, etc.) ; outils de conception graphique (InDesign, Photoshop, Canva, etc.)
Travail d'équipe : capacité à entretenir et consolider une relation de travail positive avec ses collègues et le public ; bons contacts humains et créativité ; esprit d'équipe ; aptitude à s'adapter à des conditions et des environnements de travail divers ; collabore avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'Organisation ; aptitude à apprécier les idées et l'expertise des autres et à en profiter pour apprendre ; capacité à faire passer les priorités du groupe avant ses priorités personnelles
Volonté de se perfectionner : volonté de se tenir informé des nouveautés dans les domaines techniques pertinents et de continuer à améliorer ses compétences en matière de technologies de l'information
Qualifications
- Trois années d'expérience de la communication numérique, du marketing ou des relations publiques
- licence, de préférence dans une discipline en rapport avec la communication
- excellente maîtrise de l'anglais et du français, y compris à l'écrit
- compétences en matière de gestion de projet
- compétences en matière de gestion de données
- connaissance de l'infrastructure Drupal pour les sites web souhaitée
- connaissance des relations internationales, des parlements et de la politique souhaitée
- compétences en matière de conception graphique souhaitées
Exigences applicables à l'ensemble du personnel
Œuvrer activement à la réalisation des objectifs stratégiques de l'UIP. Accomplir toute autre tâche ou se charger de toute autre responsabilité se rapportant à la fonction qui pourrait être confiée par le Directeur de la communication et le Secrétaire général.
Examen des candidatures
L'examen des candidatures qualifiées peut inclure une évaluation, suivie d'un entretien axé sur les compétences.
Rémunération
L'Union interparlementaire propose, en fonction de la formation et de l'expérience, un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux qu'offrent les autres organisations internationales basées à Genève.
Traitement annuel indicatif de la catégorie P2 (net d'impôt pour les résidents suisses)
50 377 USD pour un célibataire (plus, le cas échéant, l'indemnité pour personnes à charge principales).
Ajustement de poste
Un ajustement de poste pour Genève viendra compléter le montant ci-dessus sur la base des taux de change fixés par la Commission de la fonction publique internationale (site web : http://icsc.un.org/). Ce taux était de 96,7% en septembre 2024.
Politique en matière de recrutement
Le poste sera pourvu au moyen d’une procédure de recrutement internationale ouverte aux candidatures internes et externes.
L'UIP est attachée à la diversité de son personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les femmes qualifiées, les personnes appartenant à des minorités ou des peuples autochtones et les personnes handicapées sont encouragées à poser leur candidature. À qualifications égales, la préférence sera accordée aux personnes du sexe sous-représenté et aux personnes originaires de pays non représentés au Secrétariat.
Toutes les candidatures seront traitées dans la plus grande confidentialité.
Ce poste, basé au siège de l'UIP à Genève (qui compte une cinquantaine de collaborateurs), exigera des déplacements fréquents. La durée initiale du contrat est de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité du financement.
Une période d'essai de 9 mois est exigée.
