L'Union interparlementaire (UIP), forte de ses 135 années d'histoire et de son statut de plus ancienne organisation politique internationale, a accumulé dans ses archives une collection exceptionnellement riche de documents, d'images et de souvenirs divers allant de la fin du dix-neuvième siècle jusqu'à nos jours. Parmi les trésors qu'elles renferment, les archives de l'UIP contiennent des documents uniques en rapport avec pas moins de 27 lauréats du Prix Nobel de la paix, associés d'une façon ou d'une autre à l'Organisation. Cette collection, qui n'est pour l’instant pas disponible en format numérique, ne peut être facilement consultée sans aide et reste donc méconnue. Telle est la raison pour laquelle, dans le cadre des efforts entrepris pour promouvoir la transformation numérique des institutions parlementaires du monde entier, l'UIP s'apprête à numériser ses archives en commençant par le segment qui contient les pièces datant des cinquante premières années de son existence (1889-1939).
Un premier tour d'horizon de ce segment a révélé qu'il contient 355 800 pages de texte imprimé, tapé à la machine et manuscrit, ainsi qu'un grand nombre de photos, de dessins et de coupures de presse conservées dans 247 boîtes d'archivage standard. Leur préparation physique aux fins de la numérisation a déjà été menée à bien.
Fin 2022, l'UIP a commandé une étude décrivant les aspects techniques et financiers du projet de numérisation de ses archives et analysant les solutions envisageables à la lumière de l'expérience et des bonnes pratiques d'un certain nombre d'autres organisations et institutions ayant mené à bien des projets de même nature. Cette étude, qui comprenait plusieurs recommandations concrètes, planifiait le lancement de la phase de mise en œuvre du projet, qui prévoit une campagne de collecte de fonds exigeant la participation active d'un(e) consultant(e) principal(e) externe, dont les responsabilités sont décrites ci-dessous.
Le principal objectif de ce poste est de garantir que le projet de numérisation des archives sera mené à bonne fin de façon structurée et attentive aux coûts, en consacrant une attention spéciale à la qualité technique de la numérisation grâce à une collaboration efficace avec les prestataires de service et en gérant toutes les activités conformément aux plans, aux critères de conception et aux spécifications du projet.
Contexte organisationnel et liens hiérarchiques
Le/la consultant(e) est placé(e) sous l'autorité de la Directrice de la Division des Parlements membres et des Relations extérieures. Le Chef des archives de l'UIP (poste actuellement occupé par un bénévole) est chargé de superviser le travail du/de la consultant(e), ainsi que de lui fournir l'aide requise.
Responsabilités
Services attendus du/de la consultant(e) principal(e) :
- Se familiariser concrètement avec l'intégralité de la collection des archives de l'UIP allant de 1889 à 1939, notamment les catalogues imprimés et électroniques correspondants,
- élaborer un plan de travail s'inspirant des conclusions et des recommandations de l'étude et couvrant toutes les étapes de la mise en œuvre concrète du projet de numérisation, jusqu'à la livraison du produit final,
- élaborer des termes de référence techniques détaillés à remettre aux éventuels donateurs et prestataires de services,
- s'il y a lieu, s'adresser à des professionnels extérieurs pour qu'ils participent à l'élaboration de livrets imprimés, de présentations électroniques et autre matériel d'illustration attrayants mettant en valeur l'objectif d'ensemble et la valeur culturelle du projet de numérisation des archives de l'UIP et présentant ses paramètres techniques et financiers aux donateurs et aux médias,
- analyser l'information concernant les deux stratégies de collecte de fonds différentes décrites dans l'étude et proposer des solutions pratiques pour mettre en œuvre la meilleure des deux,
- en collaboration avec les services et les collaborateurs individuels concernés du Secrétariat de l'UIP, plus particulièrement la Division des services administratifs, proposer des accords de financement avec les donateurs et prendre une part active aux activités de collecte de fonds connexes garantissant la viabilité financière du projet de numérisation des archives,
- en collaboration avec la Division des services administratifs, prendre en charge les arrangements administratifs et logistiques requis par l'organisation, conformément aux politiques et aux règlements de l'UIP applicables, d'appels d'offres concurrentiels s’adressant aux prestataires de services de numérisation ayant déjà mené à bien avec succès des projets de numérisation du patrimoine culturel, le produit final (une base de données en ligne) devant être livré clé en main ; il est indispensable que le prestataire s’engage à garantir que le matériel d'archive sera transporté et manipulé en toute sécurité,
- gérer la relation de l'UIP avec le prestataire des services de numérisation sélectionné à l'issue de l'appel d'offres en assurant un contrôle concret de la qualité de la numérisation, des tâches devant être menées à bien avant et après la numérisation et de la création des métadonnées,
- trouver les meilleurs outils de gestion numérique des archives et les meilleurs logiciels de conservation à long terme des archives numériques, mettre en œuvre ces solutions avec l'aide d'un prestataire de service spécialisé dans la conservation numérique sélectionné à l'issue d'un appel d'offres concurrentiel,
- veiller à ce que les dépenses encourues dans le cadre du projet restent dans les limites du financement alloué et tenir des dossiers enregistrant les activités menées dans ce contexte ;
- rédiger des rapports sur la mise en œuvre du projet en vue de leur soumission aux bailleurs de fonds et aux organes directeurs de l'UIP,
- contribuer à l'élaboration d'une politique de communication mettant en lumière la valeur culturelle unique des archives historiques de l'UIP et présenter régulièrement (sur le site web de l'UIP et sur les réseaux sociaux) des points de situation dressant le bilan de la progression du projet de numérisation,
- contribuer à mettre en valeur les principaux donateurs du projet,
- s'acquitter des autres tâches éventuellement requises pour assurer la réussite du projet de numérisation des archives compatibles avec les responsabilités générales de cette mission.
Qualifications et expérience requises
- Diplôme universitaire supérieur en bibliothéconomie, gestion documentaire et archivage ou domaine connexe,
- au moins cinq ans d'expérience professionnelle dans un domaine en rapport avec l'archivage et les technologies de l'information,
- participation préalable à des projets de numérisation de grande valeur,
- l'expérience professionnelle acquise antérieurement auprès d'organisations internationale constitue un atout,
- compétences avérées en matière de gestion de projet et connaissance des politiques et des modalités de financement des donateurs,
- maîtrise parfaite de la communication écrite, capacités d'analyse et d'élaboration de présentations attrayantes et convaincantes et aptitude à synthétiser les résultats d'un projet à des fins de communication,
- excellentes capacités de communication orale,
- la maîtrise parfaite de l'anglais ou du français parlé et écrit est indispensable ; de bonnes connaissances dans l'autre langue sont vivement souhaitées.
Durée du contrat
Le poste de consultant principal à 80 % (quatre jours par semaine) sera créé dans un premier temps pour une période de douze mois, allant du 17 février 2025 au 13 février 2026. Les conditions d'un éventuel renouvellement du contrat seront annoncées trois mois avant l'échéance du mandat initial.
Rémunération
Les candidats intéressés sont priés de mentionner la rémunération journalière souhaitée pour une journée de travail de 7 heures et demie.
Lieu
Cette mission se déroule dans le bâtiment des archives, au siège de l'UIP à Genève, en Suisse. Toutefois, selon la nature de la tâche en cours et sous réserve d'obtenir l'autorisation du chargé de la supervision (Chef des archives de l'UIP), certaines des tâches peuvent être réalisées à distance.
