Informations générales
L’Union interparlementaire (UIP) est l’organisation mondiale des parlements nationaux. Fondée en 1889, elle a été la première organisation politique multilatérale au monde à encourager la coopération et le dialogue entre toutes les nations. Aujourd’hui, l’UIP compte 183 Parlements nationaux membres et 15 organismes parlementaires régionaux. Elle œuvre pour la paix, la démocratie et le développement durable, aide les parlements à devenir plus forts, plus jeunes, plus écologiques et plus équilibrés en termes de genre, et défend les droits humains des parlementaires par le biais d’un comité dédié composé de parlementaires du monde entier.
Depuis 2024, grâce à une subvention d’ONU Femmes, l’UIP met en œuvre l’un des volets de l’Initiative pour les femmes et les jeunes dans la démocratie (WYDE), financée par l’Union européenne. Dans ce contexte, ONU Femmes, l’UIP, l’Institut international pour la démocratie et l’assistance électorale (International IDEA) et Cités et gouvernements locaux unis (CGLU) mettent en œuvre le volet en faveur du leadership des femmes de l’Initiative WYDE par le biais d’un programme intitulé Faire progresser la participation politique et la prise de décision des femmes grâce à l’évolution des normes sociales, à la création de réseaux et au plaidoyer mondial.
Afin de renforcer l’impact de l’UIP dans le cadre du programme pour le leadership des femmes│WYDE, l’UIP recherche les services d’un prestataire qualifié pour produire des publications de haute qualité et des produits vidéo professionnels documentant et promouvant les activités WYDE menées par l’UIP, ainsi que pour diffuser les produits connexes. Cela comprend la conception et la mise en page de publications et de supports de formation de haute qualité, la production de vidéos et de photos, et la réalisation d’entretiens avec des parlementaires et des partenaires du projet concernés.
L’objectif de cet appel d’offres est de sélectionner un ou plusieurs prestataires auxquels l’UIP pourra faire appel pour des services de conception graphique/mise en page et de production vidéo dans le cadre d’un contrat de services.
Vue d’ensemble
Dans le respect des directives relatives à l’identité visuelle et à l’image de marque de l’UIP et du projet WYDE, le ou les prestataires seront amenés à fournir des services de conception graphique/mise en page et de production vidéo de haute qualité, conformément aux besoins de l’UIP.
La Responsable du Programme du partenariat entre hommes et femmes de l’UIP supervisera le travail du ou des prestataires, en coordination avec la Division de la communication de l’UIP, le cas échéant.
Public visé
Bien que les parlementaires constituent le principal public, les produits de communication WYDE s’adressent à un large éventail de parties prenantes, notamment les décideurs politiques, les partenaires du projet WYDE et leurs publics respectifs, les jeunes femmes dirigeantes et les réseaux de jeunes, la société civile, ainsi que le grand public via les plateformes en ligne et les réseaux sociaux.
Langues
Les langues officielles de l’UIP sont l’anglais et le français. Toutefois, les produits prévus dans le cadre du présent appel d’offres seront également traduits et produits en arabe et en espagnol.
Cahier des charges
L’UIP requiert :
A. des services de conception graphique et de mise en page
B. des services de production et de montage vidéo et photo visant à renforcer la communication, la visibilité et la documentation des activités WYDE menées par l’UIP.
Le ou les prestataires travailleront en étroite collaboration avec l’équipe du projet WYDE de l’UIP et l’équipe de communication de l’UIP afin de comprendre les besoins et de garantir le respect total des directives relatives à l’image de marque de l’UIP et du projet WYDE, ainsi que l’utilisation des modèles existants, le cas échéant.
A. Services de conception graphique et de mise en page
Les tâches principales sont les suivantes :
- Réalisation de conceptions graphiques et de mises en page de haute qualité pour les publications multilingues du projet WYDE (rapports, conception de modules de formation, notes d’information, boîtes à outils, notes de synthèse, etc.)
- Production de supports de communication et de marketing en ligne et imprimés (visuels destinés aux réseaux sociaux, cartes promotionnelles WYDE, dépliants et banderoles, etc.)
- Création d’infographies et de produits de visualisation de données, le cas échéant
- Création, adaptation et mise à jour de modèles si nécessaire (modèles de publication, modèles de modules de formation, modèles de présentation, modèles de réseaux sociaux)
- Intégration des corrections et des commentaires du projet WYDE de l’UIP et de l’équipe de communication de l’UIP tout au long du processus de conception/mise en page
- Préparation de dossiers haute résolution prêts à imprimer, y compris les fichiers prépresse, le cas échéant
B. Services de production et de montage vidéo et photo
Les tâches principales sont les suivantes :
- Production de vidéos et de photos institutionnelles et thématiques WYDE (y compris les photos et vidéos marquantes des événements WYDE)
- Tournage et/ou montage des entretiens avec des parlementaires et d’autres participants au projet WYDE (par exemple, sous forme de conversations/d’entretiens)
- Production de vidéos courtes pour les réseaux sociaux destinées aux plateformes en ligne et autres canaux (15 à 60 secondes)
- Couverture vidéo des événements de haut niveau organisés par WYDE à Genève et à l’étranger (frais de déplacement à l’étranger pris en charge par l’UIP, le cas échéant)
- Ajout de sous-titres/légendes multilingues, d’animations graphiques basiques et d’éléments graphiques, pour garantir la cohérence globale de la marque
- Fourniture de formats optimisés pour les plateformes de diffusion (par exemple, YouTube, X, Instagram, LinkedIn)
Résultats escomptés
Le ou les prestataires apporteront leur soutien à la production des publications et des produits de communication WYDE, notamment :
- Publications multilingues et supports promotionnels (imprimés et numériques)
- Produits vidéo et photo WYDE (couverture photo et vidéo d’événements, vidéos promotionnelles, vidéos éducatives, interviews)
- Compilations de contenus visuels et vidéo pour les réseaux sociaux
Calendrier
Le contrat devrait débuter le 7 avril pour une durée initiale de 10 mois.
Contenu de la proposition
- Qualifications, références et CV de l’équipe principale de l’entreprise/du consultant
- Description succincte de la manière dont vous aborderiez la mission et garantiriez la qualité, le respect des délais et la conformité à la marque
- Portefeuille démontrant une expérience similaire, notamment :
- liens ou pièces jointes vers au moins trois exemples pertinents de conception graphique/mise en page ;
- liens vers au moins trois exemples de photos et vidéos pertinentes - Plans d’urgence en cas de projets multiples simultanés, de maladie ou de congés
- Proposition de coûts, avec un minimum pour les éléments suivants :
Conception graphique et mise en page
- Tarifs journaliers pour la conception graphique
- Proposition de coûts et calendrier pour une publication multilingue standard présentant les spécifications techniques ci-après :
- Format A4
- 40 pages en couleur utilisant un modèle UIP et WYDE existant
- Création de 10 infographies et produits de visualisation de données
- Mise en page en trois langues (anglais, français, espagnol)
- Conception d’un dépliant de 4 pages, bilingue anglais-français, en couleur (modèle WYDE/UIP), comprenant des illustrations et une infographie.
Prestations vidéo et photo
Une offre chiffrée détaillée avec les exemples suivants :
- Une vidéo institutionnelle/thématique de cinq minutes avec des modifications importantes
- Un entretien vidéo de deux minutes
- Tarif journalier pour le tournage sur site (Genève ou autre lieu)
- Tarif journalier pour la photographie sur site (à Genève ou autre lieu), incluant le traitement et la livraison de fichiers haute résolution.
Critères de sélection
L’UIP évaluera chaque proposition et pourra contacter les auteurs des meilleures propositions pour leur poser des questions complémentaires ou organiser une réunion.
L’UIP choisira le ou les prestataires sur la base des critères suivants :
- Expérience de l’entreprise/du consultant
- Expertise technique et flexibilité pour respecter des délais serrés
- Qualité du portefeuille/des travaux antérieurs
- Proposition de coûts
