Contexte
L’Union interparlementaire (UIP), forte de ses 137 années d’histoire et de son statut de plus ancienne organisation politique internationale, a constitué au fil du temps une collection archivistique d’une richesse exceptionnelle. Ses archives conservent des documents, images et pièces diverses couvrant la fin du XIXe siècle jusqu’à nos jours.
L'UIP conduit un projet de numérisation, de mise en accès et de valorisation de ses archives historiques couvrant la période 1889–1939. L'appel d'offres a été lancé. La phase opérationnelle – numérisation à grande échelle, déploiement de la plateforme de consultation en ligne et publication progressive des contenus – débutera en juin/juillet 2026.
Rattachement organisationnel
Le/la stagiaire travaillera sous la supervision directe de la cheffe de projet chargée de la numérisation des archives.
Principales responsabilités
Le/la stagiaire participera aux activités du projet de numérisation des archives ainsi qu’aux tâches connexes, afin de contribuer à la réalisation du projet dans les délais et le périmètre définis. Le/la stagiaire sera amené(e) à :
- Suivi des inventaires et des métadonnées : contrôle de la cohérence et de la complétude des données descriptives (pays, personnalités, sujets) produites par les prestataires.
- Contrôle qualité : vérification des lots numérisés et indexés selon les standards définis, signalement des anomalies, suivi des corrections.
- Coordination et rapports : appui au suivi de l'avancement du projet, participation aux échanges avec les prestataires externes, contribution à la documentation de projet.
- Valorisation éventuelle : identification de documents ou séries d'archives à fort intérêt historique ou thématique et rédaction de contenus de valorisation destinés aux réseaux sociaux, en coordination avec l'équipe Communication de l'UIP.
- Soutien opérationnel : assistance aux tâches de préparation physique des archives et à tout autre besoin lié à l'exécution du projet.
Compétences requises
- Excellente maîtrise du français et de l'anglais (langues de travail du projet). La connaissance d'autres langues est un atout.
- Rigueur, sens de l'organisation et souci du détail.
- Aisance avec les outils bureautiques, en particulier Excel ; une expérience avec des bases de données ou des systèmes de gestion de contenu est un atout.
- Capacité à contextualiser des documents d'archives pour des publics variés.
- Capacité à travailler de façon autonome tout en s'intégrant dans une équipe réduite.
Formation
Un diplôme de licence en histoire, sciences politiques, relations internationales ou dans un domaine connexe, avec un projet de formation en sciences de l’information (licence ou master).
OU
Un apprentissage en information documentaire achevé dans un service d’archives d’une organisation internationale, avec un projet de formation en sciences de l’information (licence ou master).
Lieu de travail
Siège de l’UIP à Genève. Préférence sera donnée à des candidats basés à Genève
Durée
Le stage se déroulera à temps plein pour une durée de six mois. Le/la stagiaire devra être en mesure de travailler au moins 37,5 heures par semaine. Les modalités de travail pourront être adaptées à la situation du candidat retenu. La date de début souhaitée est le 1er juillet 2026.
- 6 mois (temps plein)
- Début : juillet 2026
Rémunération
Une allocation mensuelle pouvant atteindre 1 500 CHF (sur la base d'une semaine de 37,5 heures), calculée au prorata du nombre d'heures travaillées, sera versée pour couvrir les frais de subsistance.
Comment appliquer
Les candidats doivent fournir les éléments suivants :
- Un curriculum vitae
- Une lettre de motivation (maximum 1 page) expliquant pourquoi ils sont la personne adéquate pour ce stage
- Des informations concernant leur disponibilité pour débuter le stage
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 19 juin 2026 à 23 h 59 (HAEC, heure avancée d’Europe centrale). Seuls les candidats retenus pour la sélection finale se verront notifiés. Les candidatures incomplètes ou reçues après la date limite ne seront pas acceptées.
Les candidatures doivent être envoyées par courriel à avec la mention « Stage – Archives UIP 2026 » dans l’objet du message à l’adresse [email protected].
Principes de recrutement
Notre principe directeur dans la sélection des candidats est de garantir les plus hauts niveaux d'efficacité, de compétence et d'intégrité. Nous ne pratiquons aucune forme de discrimination et nous nous engageons à promouvoir la diversité au sein de notre personnel.
Une attention particulière est accordée aux candidats issus de pays en développement ainsi qu'à l'équilibre entre les sexes. Nous nous efforçons d'offrir un environnement où la contribution de chacun est valorisée.
Nous attendons de l'ensemble de notre personnel qu'il possède les qualités suivantes :
- Motivation et ferme adhésion aux principes de l’UIP
- Aptitude à travailler au sein d’une équipe pluriculturelle
- Compétences techniques solides dans le domaine concerné
- Expérience professionnelle au sein d’institutions nationales ou internationales
- Parfaite maîtrise de l’une au moins des langues officielles de l’UIP (anglais, français) et bonne connaissance de la deuxième de ces langues. La connaissance d’autres langues est un atout
Tous les membres de notre personnel doivent adhérer au Code de conduite du personnel de l'UIP et à notre Politique de prévention et de lutte contre la fraude et la corruption que vous pouvez télécharger ici : www.ipu.org/fr/propos-de-luip/travailler-avec-nous.
