Division des Parlements membres et des Relations extérieures
Cadre organisationnel
L’Union interparlementaire (UIP) est l’organisation mondiale des parlements nationaux. Elle œuvre à la promotion de la paix, de la démocratie et du développement durable au moyen du dialogue parlementaire, de la diplomatie et du renforcement des capacités.
La Division des Parlements membres et des Relations extérieures de l’UIP assure l’organisation des deux Assemblées annuelles de l’UIP et apporte son soutien aux organes statutaires de l’Organisation, tout en s’employant à consolider les relations avec les Parlements membres. Elle s’attache également à renforcer la dimension parlementaire de la coopération internationale en apportant une perspective parlementaire aux travaux de l’Organisation des Nations Unies et de l’Organisation mondiale du commerce, et en soutenant l’engagement multipartite afin de promouvoir des sociétés pacifiques et inclusives.
Principales tâches et responsabilités
Le/la chargé(e) adjoint(e) des affaires politiques et du Service des conférences exercera ses fonctions sous la supervision directe des chargés des affaires politiques et du Service des conférences de la Division des Parlements membres et des Relations extérieures, et sera placé(e) sous l’autorité du directeur ou de la directrice de la Division. Il/elle apportera un soutien technique, logistique et administratif à la mise en œuvre du programme de travail de la Division.
Ses tâches et responsabilités consisteront notamment à :
- contribuer à la préparation et à la tenue des événements de l’UIP, notamment les Assemblées de l’UIP, les séminaires d’information, les réunions parlementaires organisées dans le cadre des Conférences des Nations Unies sur les changements climatiques (COP) et les conférences parlementaires sur le dialogue interconfessionnel, ainsi qu’à toute activité connexe, selon les besoins. Il s’agit notamment de préparer de la documentation administrative destinée au personnel et aux participants, de répondre aux questions organisationnelles et logistiques des Parlements membres et d’autres parties prenantes, d’élaborer des formulaires d’autorisation de voyage et de traiter avec l’agence de voyage désignée de l’UIP, d’établir les contrats des collaborateurs externes présents à ces événements, de coordonner les réservations de salles de réunion en amont des Assemblées, et d’apporter un appui organisationnel général ;
- contribuer à la collaboration de la Division avec les Parlements membres, les groupes géopolitiques, les observateurs permanents et d’autres parties prenantes en apportant un appui à la rédaction et à l’envoi de correspondance officielle et de courtoisie en anglais et en français, notamment des lettres de félicitations, des lettres de remerciement, des réponses aux demandes des Parlements membres et tout autre courrier, selon les besoins ;
- soutenir les réunions auxquelles participe la direction de l’UIP en préparant, selon les besoins, des notes d’information, des points de discussion, des notes à verser aux dossiers, des discours et des courriers officiels ;
- assurer la fonction de point focal principal pour la base de données de la Division concernant les relations avec les Parlements membres, tout en appuyant et en renforçant les initiatives destinées à approfondir les connaissances internes sur les Parlements membres afin d’encourager la mobilisation des parties prenantes, de consolider les relations et de faciliter l’identification et le partage des bonnes pratiques parlementaires ;
- mener des recherches sur les mesures prises pour assurer le suivi des résolutions de l’UIP et d’autres décisions, ainsi que sur les bonnes pratiques des Parlements membres ;
- contribuer au suivi des évolutions politiques, parlementaires et multilatérales pertinentes pour les travaux de la Division et des organes de l’UIP, et fournir un appui en matière de recherche et d’analyse sur des questions thématiques et régionales. Il s’agit de contribuer également aux initiatives de diplomatie parlementaire de l’UIP par la préparation de recherches de fond, de documents d’information et de notes analytiques ;
- s’acquitter d’autres tâches telles que déterminées par le directeur ou la directrice de la Division ainsi que par les chargés des affaires politiques et du Service des conférences.
Le/la titulaire sera amené(e) à travailler fréquemment en collaboration avec :
- des parlementaires, des secrétaires généraux de parlement et des membres du personnel parlementaire ;
- des membres du Secrétariat de l’UIP ;
- des partenaires extérieurs et des institutions, notamment l’ONU.
Compétences
- Souplesse et fiabilité : aptitude à travailler efficacement au sein d’une petite équipe dynamique, dans un esprit de collaboration et avec méthode et polyvalence, y compris une disposition à contribuer aux tâches opérationnelles selon les besoins.
- Professionnalisme : connaissance des systèmes parlementaires ; capacité avérée de produire des rapports et documents de haute qualité ; capacité de travailler sous pression et de respecter des délais serrés.
- Planification et organisation : capacité avérée de planifier, d’organiser et de prioriser des réunions et le travail, tout en s’assurant de respecter la Stratégie de l’UIP.
- Communication : excellentes aptitudes de rédaction et de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit ; aptitude à préparer des documents clairs, concis et pertinents.
- Connaissances technologiques : excellente maîtrise de la suite Microsoft Office, avec la capacité d’élaborer des présentations percutantes et de gérer des bases de données dynamiques concernant les relations avec les Parlements membres.
- Travail d’équipe : bonnes compétences relationnelles ; capacité avérée de travailler dans un environnement multiculturel et multi-ethnique ; esprit d’équipe ; faculté d’adaptation à des environnements et conditions de travail variables ; capacité de travailler de manière autonome.
- Jugement/prise de décision : sens politique aigu et esprit d’initiative, imagination et ingéniosité, énergie et tact.
Qualifications
- Diplôme universitaire supérieur en relations internationales, sciences politiques, droit ou dans un domaine connexe.
- Au moins deux ans d’expérience au sein d’une organisation internationale, d’un parlement, d’une institution publique ou dans un domaine connexe.
- Excellentes compétences organisationnelles et analytiques.
- Excellente maîtrise orale et écrite du français et de l’anglais. La connaissance d’autres langues officielles de l’ONU serait un avantage.
- Une expérience dans l’appui à des réunions internationales, conférences ou événements diplomatiques serait un avantage.
- La connaissance des procédures et du fonctionnement de l’UIP ou une expérience dans un autre cadre interparlementaire représenterait un avantage certain.
Rémunération
L’Union interparlementaire propose, en fonction de la formation et de l’expérience, un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux qu’offrent les autres organisations internationales basées à Genève.
Traitement annuel indicatif de la catégorie P2 (niveau d’entrée, net d’impôt) :
USD 56 046 pour un célibataire (plus, le cas échéant, l’indemnité pour personnes à charge principales).
Ajustement de poste :
Un ajustement de poste pour Genève viendra compléter le montant ci-dessus sur la base des taux de change fixés par la Commission de la fonction publique internationale (site web : http://icsc.un.org/). Ce taux était de 90,7 % en mai 2026.
Politique en matière de recrutement
Le poste sera pourvu au moyen d’une procédure de recrutement internationale ouverte aux candidatures internes et externes.
L’UIP est attachée à la diversité de son personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les femmes qualifiées, les personnes appartenant à des minorités ou des peuples autochtones et les personnes handicapées sont encouragées à poser leur candidature. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus grande confidentialité.
Les deux langues de travail de l’UIP sont l’anglais et le français. À qualifications égales, la préférence sera accordée aux personnes originaires de pays non représentés au Secrétariat. Une période d’essai de 9 mois est exigée.
Ce poste, basé au Siège de l’UIP à Genève, exigera des déplacements fréquents. La durée initiale du contrat est de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité du financement.
