Assurer la continuité de fonctionnement du parlement pendant la pandémie de COVID-19 : l'expérience ukrainienne

Le Parlement ukrainien (Verkhovna Rada) a continué à fonctionner malgré l'instauration par l'Ukraine des mesures de confinement exigées par la pandémie de COVID-19. Il a été possible d'assurer cette continuité de fonctionnement grâce à la réaction rapide du parlement face aux nouveaux défis à relever, ainsi qu'aux efforts consentis en amont.

L'une des conséquences de la mise en œuvre de la stratégie relative au parlement électronique mise en place par le Verkhovna Rada a été le lancement, le 4 février 2020, du système automatique unifié de travail sur document (système de gestion électronique des documents) incluant le portail intranet donnant accès au système de gestion électronique des documents et des projets de loi. La loi ukrainienne sur le règlement intérieur du Verkhovna Rada définit 118 catégories de documents que le système doit pouvoir créer et gérer, à commencer par les projets de loi et les résolutions, les amendements et les documents de référence accompagnant les projets de loi. 

Avant le confinement, une formation ciblée a été conçue et proposée progressivement à toutes les catégories d'utilisateurs du système de gestion électronique des documents. De ce fait, le Parlement était pour une large part prêt à s'adapter à la dématérialisation de la procédure d'élaboration de la législation et à la gestion électronique des documents. (Regardez la vidéo.)

Ceci étant, le déclenchement de la pandémie de COVID-19 a soulevé un certain nombre de difficultés inédites, parmi lesquelles :

• la nécessité d'amender la législation en vigueur afin de permettre aux parlementaires de participer à distance aux réunions
• l'organisation du travail à distance des parlementaires et du personnel parlementaire (Secrétariat) dans des conditions sécurisées
• le manque d'expérience de l'organisation de visioconférences et l'absence de solutions internes de ce type déjà existantes
• la nécessité d'élargir les fonctionnalités des systèmes existants pour instaurer une procédure sûre et transparente d'enregistrement et de vote en ligne.

Les présidents des groupes et des factions parlementaires du parlement ukrainien ont pris la décision conjointe de tenir les plénière dans la salle habituelle en appliquant des mesures extraordinaires respectant les exigences de distanciation sociale.

Le 30 mars 2020, le parlement a amendé la loi sur les commissions parlementaires, qui réglemente les réunions en ligne des commissions. À partir du 6 avril 2020, 22 commissions parlementaires ont organisé plus de 300 visioconférences sur Zoom, MS Teams et Cisco WebEx. Les nouvelles approches technologiques ont permis aux commissions d'interagir de façon plus satisfaisante avec les participants aux réunions extérieurs au parlement, notamment les experts et la société civile. Les réunions des commissions, y compris le vote, étaient diffusées en direct sur divers portails des réseaux sociaux, ce qui a permis d'assurer le plein respect des critères d'ouverture et de transparence, qui ont pris une dimension nouvelle.

Quelques temps auparavant (le 23 mars), le Conseil de conciliation des présidents des groupes et factions parlementaires avait tenu sa première visioconférence sur la plateforme Teams de Microsoft. En parallèle, une série de formations et plusieurs leçons vidéo sur les visioconférences et le travail en ligne ont été conçues et produites à l'intention du secrétariat des commissions, des parlementaires et de leurs assistants.

Ces formations et leçons vidéo visaient à offrir une aide technique et méthodologique à tous les utilisateurs dépourvus d'expérience des visioconférences ou ressentant le besoin d'être mieux informés et assistés pour travailler à distance dans le respect de la réglementation en vigueur.

Les parlementaires ukrainiens ont reçu une station de travail mobile (tablette) à l'occasion du lancement du système de gestion électronique des documents. La technologie permettant aux parlementaires de travailler à distance a été mise en place dès le début du confinement. Elle est devenue la plateforme numérique de télétravail des parlementaires et du Secrétariat du Verkhovna Rada tout au long du confinement.

Des mises à jour logicielles ont d'ores et déjà été réalisées pour les systèmes automatiques existants (réunions en ligne des commissions et de la plénière) conçus en 2017 avec l'aide du Programme RADA d'USAID. Très bientôt, quatre modules supplémentaires seront élaborés, à savoir des modules d'inscription électronique et de vote électronique pour les réunions en ligne des commissions et un ordre du jour électronique pour les plénières en ligne, qui seront totalement intégrés dans le système de gestion électronique des documents du parlement. Ces solutions devraient marquer une nouvelle étape dans les efforts consentis pour résoudre de façon satisfaisante la question du vote électronique dans le contexte législatif.

Enseignements tirés :

• éviter la panique et mobiliser les ressources humaines pour relever les défis de notre époque
• adapter et transformer rapidement les logiciels et le matériel existants, qui sont la clé du bon fonctionnement du parlement en temps de pandémie
• coopérer à l'échelle internationale et interparlementaire, échanger l'expérience et les bonnes pratiques, qui sont les outils les plus précieux pour relever les défis d'aujourd'hui et les éventuelles menaces de demain.

Contact

Oleksii Sydorenko
Responsable du service informatique du Verkhovna Rada de l'Ukraine
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