Le Conseil de la choura du Bahreïn applique le principe de précaution pendant la pandémie de COVID-19

L'Assemblée nationale du Bahreïn est bicamérale. Elle est composée d'un Conseil de la choura de 40 membres désignés par Sa Majesté le Roi Hamad bin Isa Al Khalifa et d'un Conseil des représentants de 40 membres élus par les citoyens du Bahreïn en droit de voter. Ces deux Conseils, par leur œuvre en faveur de l'intégrité juridique et de l'instauration d'une structure légale saine, assurent au Bahreïn un environnement propice à sa croissance et à son développement.

Les membres de ces Conseils bénéficient d'un accès simple aux systèmes, qu'ils peuvent facilement utiliser. Ces Conseils doivent également veiller à ce que ces systèmes soient sûrs, protégés par une authentification à deux niveaux de sécurité, disposent de modes de cryptage sophistiqués pour les données sensibles ou confidentielles et, le cas échéant, limitent exclusivement l'accès aux utilisateurs dûment habilités. La véracité et l'intégrité de ces systèmes doivent également être prises en considération, car elles garantissent la fiabilité et la transparence des procédures et des données.

Le Conseil de la choura, tout en tenant compte de tous ces facteurs, a adopté plusieurs stratégies et tactiques visant à relever les défis posés par la pandémie mondiale. Pour assurer la sécurité de son personnel tout en préservant la continuité et l'innovation, le Conseil a facilité l'adoption de nouvelles méthodes de travail en faisant appel à des solutions technologiques modernes, fiables et sûres. Le 12 avril, le Conseil de la choura a tenu sa première réunion à distance en associant la plateforme Zoom à la plateforme Teams de Microsoft. Ces deux plateformes ont été intégrées dans le système de vote interne du Conseil de la choura afin de faire un décompte précis des voix lors des votes.

L'Assemblée nationale du Bahreïn a aidé le gouvernement à assurer la sécurité des citoyens pendant la pandémie de COVID-19 en mettant en œuvre l'ensemble de mesures économiques et financières mises au point par le gouvernement pour faire face aux conséquences de la pandémie. L'Assemblée a approuvé un projet de loi garantissant le salaire des employés du secteur privé en avril, mai et juin. Elle a aussi adopté plusieurs propositions transmises au gouvernement, parmi lesquelles : apprentissage à distance, amélioration des services de l'e-gouvernement, primes pour le personnel et les bénévoles en première ligne de la lutte contre le coronavirus, aides financières aux micro-entrepreneurs et aux PME, fonds de prévoyance alimenté par les chefs d'entreprises, les entreprises, les banques et les particuliers du pays et télétravail pour les femmes qui travaillent

Le Secrétariat général du Conseil de la choura a adopté plusieurs mesures visant à protéger la santé de son personnel et le bon déroulement de ses travaux. Il a instauré un système de cartes magnétiques de présence, la désinfection quotidienne des locaux et des mesures de sensibilisation à la prévention, à l'identification et au traitement de l'infection grâce à des vidéos en ligne et à la tenue de séminaires en ligne comptant avec la participation de spécialistes de ces questions. Le Secrétariat général a chargé les gardes assurant la sécurité à l'entrée du Conseil de prendre la température de toute personne souhaitant être admise dans les locaux et mis en place le télétravail et des roulements permettant de limiter le nombre de collaborateurs sur place.

Difficultés rencontrées

Dans la situation qui s'est créée, le parlement s'est trouvé confronté à une série de difficultés.

La première de ces difficultés a concerné l'adaptation. L'adaptation à une situation nouvelle s'est révélée être l'une des difficultés les plus importantes pour le parlement et elle a constitué un problème majeur pour un grand nombre de parlementaires. Les nouvelles technologies et les plateformes mises à disposition pour assurer le télétravail, parmi lesquelles Zoom et Microsoft Teams, ont soulevé un certain nombre de difficultés. À la différence des réunions en présentiel, une réunion en ligne exige que tous les parlementaires disposent d'une connexion Internet stable.

Certains parlementaires plus âgés, qui ne manient pas facilement les outils technologiques, ont eu du mal à accéder et participer aux réunions. Des questions de fiabilité se sont souvent posées, certains parlementaires perdant la connexion ou ayant des problèmes de micro. La fiabilité de la technologie constitue un élément important pour garantir un environnement de travail adapté. Il faut que les personnes concernées soient sûres que la technologie fonctionnera bien comme prévu et sera accessible le moment venu.

Le personnel du support technique a tout mis en œuvre pour régler ce problème en offrant des services supplémentaires aux parlementaires, notamment en les formant pour leur apprendre à naviguer dans les applications utilisées, en leur envoyant des instructions, en les aidant à configurer leur iPad personnel et à installer les applications requises, en résolvant les problèmes susceptibles de se poser lors de la participation aux réunions en ligne internes ou externes et en s'assurant qu'ils recevaient la documentation la plus récente dans les délais. L'équipe chargée du support technique est toujours restée à disposition pendant les plénières pour aider à résoudre les difficultés techniques. L'aide fournie est passée par des courriels, des formulaires de demande d'aide, des appels téléphoniques ou des groupes WhatsApp.

Toutes les réunions des commissions ont aussi eu lieu en ligne. La première commission à tenir une réunion entièrement en ligne, qui comptait avec la participation d'un ministre, a été la Commission des affaires législatives et juridiques présidée par Son Excellence Mme Dalal alZayed, parlementaire, à laquelle assistaient Son Excellence le Cheikh Khalid bin Ali Al Khalifa, Ministre de la Justice, des Affaires islamiques et du Waqf, ainsi que tous les membres de la commission et des visiteurs extérieurs. La réussite de cette réunion a montré que toutes les réunions futures des commissions du Conseil pourraient se tenir sans encombre en ligne.

Le parlement est confronté à une autre problématique, à savoir la disponibilité des systèmes au quotidien. Le mode d'accès aux systèmes plus anciens passe en général par des bureaux locaux utilisant un réseau local. Du fait des changements récents, les réseaux ont dû s'étendre au-delà des principaux bureaux et il a fallu que les parlementaires puissent accéder aux données à partir de leur domicile. Les systèmes que les parlementaires utilisent quotidiennement doivent être disponibles sur des serveurs du cloud. Une équipe de la Direction des technologies de l'information a décidé de mettre à profit la puissance de l'informatique en nuage et d'exploiter le plein potentiel des licences Office 365 de Microsoft. Le Conseil a commencé par faire appel à l'outil de collaboration SharePoint de Microsoft, qui lui a permis de faire passer une de ses sources d'information internes les plus précieuses sur le cloud en créant et en mettant à la disposition de tous les utilisateurs un portail intranet local disponible par l'intermédiaire du cloud grâce à SharePoint. Tout le personnel a donc pu accéder à une plateforme d'information centralisée, qu'il a pu consulter et utiliser, y compris pour avoir accès à des informations concernant le mesures prises contre la COVID-19 au Conseil et au Royaume du Bahreïn.

L'attaché-case numérique constitue un autre système important, créé en 2018 à l'intention des parlementaires et présenté par le Conseil à la Conférence mondiale sur l'e-parlement qui a eu lieu à Genève en 2018. Ce système a été conçu pour rassembler toutes les informations importantes pour les parlementaires, notamment les ordres du jour hebdomadaires, les procès-verbaux des réunions approuvés, les abonnements à la presse et toutes les informations relatives aux réunions des commissions. Il a donné la preuve de son utilité pendant la pandémie en permettant aux parlementaires de recevoir des informations concernant tous les documents importants qu'ils utilisent, de faire considérablement baisser les coûts d'impression, de réduire les frais de livraison et de protéger l'environnement. En d'autres termes, ce système a été mis au service de la distanciation sociale en offrant aux parlementaires un environnement numérique leur permettant de recevoir les informations dont ils avaient besoin quand ils en avaient besoin.

Enseignements tirés

Les récentes difficultés ont permis au parlement de tirer un certain nombre d'enseignements. Personne ne s'attendait à une pandémie mondiale, ce qui a rendu le processus d'adaptation d'autant plus difficile.

Le premier de ces enseignements concerne la préparation. Le parlement doit toujours être prêt pour ce type d'événement en créant et en mettant en œuvre des plans d'urgence. Le passage à des solutions sur le cloud, qui a constitué un élément central dans une situation de ce type, a assuré la continuité des activités, réduit les frais de fonctionnement globaux et offert un degré de sécurité élevé. Il est essentiel de proposer aux parlementaires des entraînements et des formations à intervalles réguliers pour veiller à ce que chacun sache quoi faire et comment basculer facilement d'un cadre ordinaire à une situation d'urgence.

L'un des autres enseignements tirés concerne la numérisation. Le passage au télétravail et aux réunions en ligne constitue un bond en avant qui nous a fait entrer de plain-pied dans l'ère numérique. Les parlementaires sont désormais contraints de faire davantage appel à la technologie, qui est désormais devenue incontournable pour ceux qui se montraient auparavant réticents à son égard. De nombreux parlementaires, notamment ceux qui ont dépassé la cinquantaine, ont donc appris des nouvelles compétences précieuses, qu'ils auraient eu du mal à acquérir autrefois.

Le dernier enseignement concerne la discipline et la gestion du temps. La constante évolution des programmes de travail a exigé une souplesse difficile à mettre en œuvre. L'équipe de support technique de la Direction des technologies de l'information du Conseil de la choura a travaillé d'arrache-pied jusque tard dans la nuit pour veiller à ce que les parlementaires aient tout ce dont ils avaient besoin et rendre leur passage au numérique aussi facile que possible. Étant donné que les parlementaires travaillaient depuis leur domicile et qu'ils étaient confrontés à une gestion des travaux et à un déroulement des opérations en constante évolution, ils ont été chargés de tâches supplémentaires leur ayant permis d'acquérir davantage d'expérience.

Résumé

Nous recommandons aux autres parlements d'élaborer un plan d'urgence, qui nous paraît d'importance cruciale. Il faudrait que ce plan donne les grandes lignes des solutions technologiques envisagées dans les situations prévues. Il convient notamment de prévoir un plan de télétravail, passant par exemple par le transfert des activités sur des systèmes en nuage, en s'assurant que tout le monde sache comment y accéder et participer, en fonction du niveau de délégation de chacun dans l'écosystème institutionnel. Pour éviter la confusion, des séances régulières de formation doivent être organisées à l'intention des parlementaires. Le personnel du support technique doit lui aussi être formé pour qu'il soit préparé au passage au télétravail.

De façon générale, il nous paraît indispensable que tous les parlements forment leurs collaborateurs aux diverses méthodes de télétravail et à l'utilisation de la technologie. Il faut prendre au sérieux la formation aux imprévus, qui doit être ciblée. Il est fort probable qu'un grand nombre de parlements travailleront en ligne à partir de maintenant, mais un environnement personnel interactif est souvent plus efficace qu'un environnement en ligne pour débattre de questions pressantes.

La Direction des technologies de l'information n'aurait pas été en mesure de remporter un succès aussi éclatant sans la préparation et la réactivité dont a fait preuve le Conseil de la choura du Bahreïn en tant qu'institution. Cette transition n'a rencontré qu'un nombre minime de difficultés en raison d'années d'efforts consacrés à constituer un socle technologique adapté, ainsi que de la décision de basculer sur l'informatique en nuage en formant les bonnes personnes au bon moment.

Auteur : Hashim al‑Alawi, Responsable du Service des technologies de l'information du Conseil de la choura