Mise en service de la nouvelle chambre numérique à l'Assemblée nationale du Malawi.

L'Assemblée nationale du Malawi a réussi à mettre en service un nouveau système de gestion numérique de la Chambre lui offrant la possibilité de tenir des plénières dématérialisées. L'article décrit l'expérience de la mise en service de ce nouveau système dans l'institution, période de travail intense riche d'enseignements pour les autres parlements. Il fait suite à un sujet paru dans le Bulletin de l'innovation – 14e édition , qui explique les progrès réalisés par le Parlement dans le cadre de ses efforts de transformation numérique.

Avec la mise en place de son nouveau système de gestion numérique de la Chambre, l'Assemblée nationale du Malawi a emboîté le pas à de nombreux parlements du monde, notamment en Afrique australe. Ce système a été conçu pour améliorer le déroulement des plénières en fournissant aux parlementaires les informations et la documentation les plus récentes, notamment les ordres du jour, les projets de loi, les résolutions, la documentation se rapportant aux séances et les programmes. Il accélère aussi considérablement les procédures de vote puisqu'il permet de faire voter les 193 députés en une dizaine de minutes à peine, contre une heure précédemment.

Pour permettre ce nouveau mode de fonctionnement dématérialisé, il a fallu amender le règlement intérieur de l'Assemblée nationale en prévoyant que le mode de transmission par défaut des documents aux parlementaires soit numérique. La documentation papier reste disponible, mais uniquement sur demande. Ce changement a eu des conséquences positives immédiates sur les coûts d'impression, tout en étant un plus pour l'environnement.

Toute l'administration parlementaire a dû se mobiliser pour mettre en route la nouvelle chambre et la présenter aux parlementaires pour la première réunion après l’intersession du mois d'août. Ce travail a été confié à M. Chikondi Kachinjika, Secrétaire général adjoint du Parlement en charge des services généraux.
Une partie de l'équipement est arrivé au Malawi avec un peu de retard et, une semaine avant la date de mise en service prévue, le prestataire de service s'affairait encore pour installer les appareils sur les pupitres des parlementaires. En dépit de ces difficultés, M. Kachinjika (à la tête d'un groupe de travail pluridisciplinaire réunissant des greffiers, des collaborateurs du service informatique, du personnel administratif d'encadrement des chambres, ainsi que l'unité audiovisuelle de la Chambre) a poursuivi les préparatifs en se concentrant sur les priorités ci-dessous.  

• Terminer l'installation du système et les tests de bout en bout, tout le personnel disponible jouant le rôle des parlementaires.
• Réfléchir à l'incidence sur la procédure en plénière et communiquer les informations requises au Président du parlement et aux autres responsables parlementaires pour qu'ils en tiennent compte et les transmettent ensuite aux parlementaires. C'est à ce stade que la combinaison de connaissances spécialisées en matière de procédure et dans le domaine technologique que possédait le groupe de travail pluridisciplinaire s'est révélée précieuse. Les greffiers, le service informatique et le prestataire de service ont organisé de courtes réunions quotidiennes, au cours desquelles ils discutaient des fonctionnalités disponibles et de celles qui seraient proposées aux parlementaires pendant la phase de mise en service initiale. Il a par exemple été décidé d'exclure la fonction d'authentification biométrique de la phase initiale en prévoyant à la place de commencer par proposer une connexion au système par l'entremise de cartes à puces. L'authentification biométrique sera mise en service par la suite, une fois le système rodé.
• Préparer la formation et l'orientation requises, à commencer par la formation du personnel technique, puis celle des administrateurs, de la présidence et, enfin, des parlementaires.
• Prévoir un plan de secours permettant de débrancher toutes les nouvelles consoles pour remettre les anciens micros au cas où des imprévus empêcheraient la mise en service du nouveau système.

Finalement, grâce aux courtes réunions quotidiennes et à l'efficacité des autres mesures de gestion des risques, le déploiement a réussi et le nouveau système est entré en service le lundi 16 septembre 2024.

Les collaborateurs du service informatique de l'Assemblée nationale du Malawi se réjouissent de faire part de leur expérience à leurs collègues d'autres parlements à l'occasion du prochain webinaire organisé par le Pôle régional pour l'Afrique australe du CIP (date restant à annoncer).