Pourquoi le cloud peut constituer un choix sensé pour les petits parlements

Bulletin de l'innovation | Quatrième édition | 12 févr 2020
Water damage, Tonga

Les dégâts des eaux sur les archives historiques du Parlement des Tonga après le passage du cyclone Gita en février 2018. © Lona Doone

Les petits parlements, qui ne comptent qu'une trentaine de parlementaires, voire moins, et une administration de mêmes dimensions, sont confrontés à un problème de taille quand ils veulent offrir des services d'information modernes. Souvent, la difficulté vient des ressources informatiques limitées dont ils disposent, car il n'est pas rare qu'ils n'aient qu'une équipe d'un ou deux informaticiens à leur service[1]. Souvent aussi, leur petite infrastructure informatique ne leur permet pas de faire face aux exigences modernes en matière de gestion de documents, de collaboration et de communication à l'intérieur comme à l'extérieur du parlement. Les messageries privées et les espaces de stockage en ligne peuvent facilement combler cette lacune, mais ils ne sont souvent pas adaptés à un usage professionnel et sont en porte-à-faux avec les politiques appliquées aux dossiers et aux archives parlementaires. Dans les petits parlements de régions telles que le Pacifique et les Caraïbes, qui sont confrontés à la difficulté supplémentaire que représentent les catastrophes naturelles, les risques accrus encourus par l'équipement informatique du parlement exacerbent cette problématique.

Le cloud peut constituer une solution de rechange intéressante. Il est possible d'établir un cloud parlementaire desservant une trentaine d'utilisateurs pour un coût annuel allant de 3 500 à 5 000 USD. Un tel cloud donne au parlement l'accès à des outils de bureautique sous licence et à des capacités modernes en matière de messagerie électronique et de gestion de documents, disponibles à partir d'un grand nombre d'appareils et conçus pour fonctionner avec les technologies mobiles modernes. Le modèle du cloud rend obsolète une large part de l'infrastructure informatique classique, notamment les serveurs locaux. Pour pouvoir travailler, il devient toutefois indispensable de disposer d'une connectivité Internet fiable, même si les clouds modernes peuvent aussi fonctionner hors ligne. Pour ce qui est du personnel informatique, les clouds exigent un profil moins technique, davantage axé sur l'administration du cloud, la formation et l'assistance aux utilisateurs finaux que sur la gestion de l'infrastructure informatique, ce qui constitue un glissement net des compétences.

Adopter le cloud exige un changement de paradigme de la part de la direction et des hauts responsables d'un parlement, qui doivent notamment accepter l'idée que la documentation et les dossiers du parlement soient conservés dans un environnement extérieur. Des considérations juridiques peuvent aussi entrer en ligne de compte, par exemple en ce qui concerne le lieu où de tels documents peuvent être stockés. Les administrations parlementaires peuvent se voir contraintes à modifier leurs politiques en matière de données et d'archivage en les adaptant au cloud et en veillant à éclaircir les questions de sensibilité et de confidentialité des documents mis sur le cloud. Il est également conseillé aux parlements de concevoir leur positionnement d'entrée et de sortie de l'informatique en nuage[2] en veillant à toujours conserver la propriété des données.

Étude de cas : Tonga

En février 2018, le cyclone Gita, de catégorie 4, a gravement endommagé le Parlement des Tongas. Ses salles plénières anciennes, vieilles d'un siècle, ont été complètement détruites et 80 pour cent de l'équipement et des dossiers de son administration ont été endommagés par les eaux. Lorsque le Parlement a repris ses activités dans des locaux de fortune, il a repensé son infrastructure informatique dans la perspective d'éventuelles catastrophes futures et de sa réinstallation dans ses locaux d'origine. Avec l'aide du Parlement de la Nouvelle-Zélande, qui a agi par l'intermédiaire du PNUD Fidji, le Parlement a élaboré une feuille de route visant à adopter une gestion de l'information passant par un cloud. Cette solution s'est révélée nettement moins onéreuse que le modèle informatique antérieur, plus modulable (puisque fondée sur un abonnement) et solide (puisqu'elle offre des mesures de rétablissement satisfaisantes en cas de catastrophe). Cette feuille de route prévoit une formation intensive à l'utilisation de Microsoft 365 et de SharePoint pour les deux collaborateurs du service informatique, ainsi que le déploiement d'un intranet basé sur le cloud facilement accessible pour le personnel, les parlementaires, les commissions et la plénière. L'avantage conséquent pour les parlementaires est qu'ils peuvent accéder aux informations parlementaires où qu'ils soient, y compris dans leur circonscription, dont certaines sont situées sur des îles périphériques isolées de l'archipel des Tongas.

Hurricane Gita damage, Tonga

Le Parlement des Tonga, plus que centenaire, rasé par le cyclone Gita. © Lona Doone

Étude de cas : Bhoutan

Le Conseil national du Bhoutan a déployé à l'intention de ses utilisateurs internes (25 parlementaires et un secrétariat d'environ 65 collaborateurs) un cloud Google baptisé G Suite[3]. À l'initiative du Service de la technologie de l'information et des télécommunications (DIIT) du Ministère de l'information et des communications, G Suite a été mis à disposition par le gouvernement du Bhoutan, qui a pris un abonnement forfaitaire couvrant environ 9 000 utilisateurs dans le cadre d'efforts pour réduire la consommation de papier et améliorer la collaboration interinstitutionnelle. Le déploiement de cette solution au Conseil national, chapeautée par une équipe de deux informaticiens, est actuellement en cours. Les premiers résultats sont déjà visibles, notamment la création d'une messagerie électronique officielle pour tous les parlementaires et collaborateurs parlementaires (reposant sur la technologie Gmail de Google et le domaine @nationalcouncil.parl.bt), ainsi que de groupes de messagerie facilitant la diffusion quotidienne des documents aux plénières, aux commissions et aux autres instances. Chaque service ou instance dispose aussi désormais de son propre espace de gestion de fichiers sur le cloud (utilisant Google Drive). L'évolution est positive, mais des difficultés demeurent : les utilisateurs ne sont pour l'instant pas totalement à l'aise avec les applications du cloud et il leur faut du temps pour intégrer cette nouveauté dans leur travail quotidien. Pour surmonter cette difficulté, le Service de la technologie de l'information et des télécommunications offre son soutien et des formations régulières à la G Suite. Le Conseil ayant conservé quelques espaces de stockage partagés locaux, il faut expliquer aux utilisateurs où stocker les dossiers (comment distinguer ce qu'il faut mettre sur le cloud de ce qu'il faut stocker localement ?), problématique que le service informatique tente de résoudre en modifiant la politique en matière de données.

Contact

Parlement des Tonga : Gloria Pole’o, Secrétaire générale, Assemblée législative, courriel [email protected]

Parlement du Bhoutan : Sonam Tobgye, Responsable du service informatique, Conseil national du Bhoutan, courriel : [email protected]

 

[1] Rapport mondial sur l'e-Parlement 2018 - données d'enquête

[2] Conférence mondiale 2018 sur l'e-Parlement - Atelier : Planning for the Cloud

[3]Service en nuage de Google offrant un espace de stockage, la gestion de documents, une messagerie électronique et des outils collaboratifs