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100 journées de télétravail parlementaire pendant la pandémie de COVID-19

Bulletin de l'innovation | Sixième édition | 20 juil 2020
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Vote électronique. © L'Assemblée nationale de l'Équateur

L'Assemblée nationale équatorienne n'a jamais cessé ses activités en dépit de l'urgence sanitaire déclenchée par la COVID-19. Le premier pouvoir de l'État a su s'adapter rapidement aux circonstances adverses et trouver immédiatement des solutions. Comment cela a-t-il été possible ? L'élément clé est resté la planification stratégique, dont l'objectif consistant à dématérialiser la gestion politique du pouvoir législatif était d'actualité bien avant que le monde ne doive affronter la pandémie, comme nous le verrons plus avant.

Historique

L'Assemblée nationale de l'Équateur, premier pouvoir de l'État, a pour mission de légiférer mais aussi d'exercer une fonction de contrôle et une supervision politique permanente, conformément à la Constitution de 2008. La loi organique de la fonction législative, adoptée en juillet 2009, fixe le cadre réglementaire s'appliquant à ce pouvoir.

L'Assemblée est composée de 137 députés représentant les 24 provinces de l'Équateur, pays qui compte quant à lui environ 17 millions d'habitants.

Ses principaux organes sont la plénière, à laquelle prennent part tous les députés, le Conseil de l'administration législative (CAL), auquel siègent sept représentants, et 13 commissions spécialisées rassemblant en moyenne une dizaine de députés. Les réunions se déroulent au Palais législatif, situé à Quito, capitale de l'Équateur.

Lorsqu'a été décrété l'état d'urgence national en raison de la progression de la pandémie de COVID-19, le 19 mars 2020, le Conseil d'administration législative (CAL) a décidé de suspendre les activités qui se déroulaient dans les locaux du Palais législatif et approuvé la résolution CAL-2017-2021-213, fixant le règlement appliqué aux réunions en ligne et au télétravail.

Le service des technologies de l'information (TIC) a œuvré avec diligence et efficacité pour évaluer, fournir et mettre en œuvre des applications informatiques de nature à permettre la tenue à distance des plénières comme des réunions des commissions, ainsi que pour déployer les outils informatiques rendant possible le télétravail législatif et administratif.

Technologie des visioconférences et du télétravail

Comment assurer la participation des députés en dépit de l'impossibilité d'assister physiquement aux réunions ? Quel système choisir pour leur permettre de participer à distance aux réunions ? Telles furent les principales difficultés à résoudre.

Au terme des essais menés, il a été décidé, pour permettre aux députés de participer à distance aux réunions, d'opter pour la plateforme Zoom, système de visioconférence sur Internet, qui permet d'identifier les participants et de gérer en ligne le son et l'image de la réunion. Les fonctionnaires du Secrétariat général sont chargés d'autoriser l'accès des députés et d'enregistrer leur participation à la visioconférence au moyen de l'identification visuelle de chacun d'entre eux.

En outre, la gestion des plénières prévoit aussi l'accès à distance, au moyen de l'application Amydesk, au "système de bureau électronique", utilisé depuis 2012 pour gérer la procédure législative, grâce à une authentification à deux niveaux de sécurité (nom d'utilisateur et mot de passe), qui a remplacé l'authentification biométrique au moyen de l'empreinte digitale.

L'activation de l'accès à distance au système de bureau électronique a permis de continuer à gérer de façon fiable les plénières et les divers processus qu'elles impliquent, à savoir :

  • enregistrement des thèmes de chaque plénière
  • présentation des rapports présentés dans le cadre de la procédure législative
  • authentification des députés par le biais du système
  • enregistrement et constatation du quorum pour chaque réunion
  • demande de prise de parole
  • chronométrage des interventions
  • activation du vote électronique et du registre des votes.

Le système a en outre permis de continuer à mettre à disposition les informations relatives aux plénières sur l'application mobile "Assemblée de l'Équateur".

Figure

 

Illustration 2: mise en place des réunions à distance

Les questions de procédure, support et formation ont sans aucun doute compté au nombre des principales difficultés.

Au début de la pandémie, les députés et leurs collaborateurs ne se trouvant pas dans le bâtiment de l'Assemblée nationale, il a fallu configurer à distance les appareils mobiles des parlementaires, à savoir les PC, les ordinateurs portables, les tablettes ou les smartphones, ainsi que mettre en place une formation et un support technique en ligne en créant un groupe d'une douzaine de techniciens travaillant pour le service des technologies de l'information et de la communication (TIC).

La convocation et l'accès aux réunions en ligne sont notifiés aux parlementaires par courriel arrivant sur leur adresse professionnelle. Les documents officiels sont envoyés au moyen du système de gestion de documents DTS 2.0, qui exige une signature électronique.

La diffusion des plénières et des réunions des commissions en ligne a été modifiée et passe désormais par Zoom. Elle est également relayée par des canaux numériques tels que Facebook Live, Twitter et YouTube. Par ailleurs, les plénières sont diffusées en direct sur les chaînes de radio et de télévision législatives, comme c'était déjà le cas lorsque les réunions se tenaient en présentiel.   

Résultats obtenus

L'Assemblée nationale de l'Équateur a continué, grâce aux réunions en ligne et au télétravail, à assurer quasiment normalement son rôle législatif et de contrôle. Dans ce contexte, l'adoption de cinq lois par visioconférence, inédite dans l'histoire du pays, a constitué une grande première.

Au cours de cette période, un gros travail législatif a été mené à bien, comme en attestent les chiffres qui suivent :

  • 24 mars : première plénière par visioconférence
  • 34 plénières par visioconférence
  • 52 votes électroniques en ligne
  • 329 réunions de commissions par visioconférence
  • plus de 700 interventions en ligne des députés lors des plénières
  • plus de 100 auditions en ligne de fonctionnaires publics.

Du point de vue administratif et financier, la tenue de réunions en ligne a permis des économies de 180 000 USD par mois environ en frais de transport, de logement et de fournitures.

Les visioconférences, menées à bien au moyen de plateformes préexistantes et de logiciels libres, ont coûté moins de 10 000 USD.

Enseignements tirés

Résoudre les difficultés imposées par la pandémie de COVID-19 a constitué un défi technique et opérationnel de taille pour le parlement, mais surtout une occasion de se moderniser et de s'adapter à l'écosystème numérique.

La transformation numérique est à la mesure du degré d'implication dans le développement des technologies numériques. La culture numérique est fondamentale pour que les personnes travaillant à distance puissent être correctement intégrées.

La signature électronique facilite la dématérialisation des processus, tout en garantissant la légalité et la sécurité des documents officiels.

Les technologies de l'information à disposition, par exemple les systèmes de visioconférence en ligne, les réseaux sociaux, ainsi que le cloud, facilitent la mise en place du télétravail.

L'existence de logiciels libres à code source ouvert abaisse les coûts d'acquisition et de mise en œuvre de ces systèmes.  

Conclusion

L'Assemblée nationale de l'Équateur s'est lancée dans l'aventure des réunions en ligne et du télétravail en déployant des applications informatiques et en y adaptant sa procédure parlementaire, ce qui lui a permis d'assurer la continuité de ses activités et l'accomplissement de sa mission institutionnelle.

La modernisation de l'Assemblée nationale de l'Équateur grâce à l'adoption d'une technologie de pointe a toutefois débuté bien avant le déclenchement de la pandémie de COVID-19. Depuis 2019, l'Assemblée a fait de la stratégie de numérisation de la procédure législative et administrative une de ses priorités concrètes et ces efforts ont permis de jeter les bases sur lesquelles elle s'est appuyée pour assurer la continuité de ses activités. Cette évolution va dans le sens de la volonté exprimée par M. Cesar Litardo, Président de l'Assemblée, qui a à de nombreuses reprises souligné la nécessité de dématérialiser les activités de l'Assemblée nationale, étape qu'il considère comme indispensable pour rendre accessible à tous les Équatoriens un parlement ouvert et transparent.

Quito, le 30 juin 2020

Auteurs :  David Romero, Conseiller à la communication et Claudio Prieto, coordonnateur des TIC

Contact :  claudio.prieto@asambleanacional.gob.ec