La cinquième Conférence mondiale des présidents de parlement, qui s’est tenue début septembre à Vienne (Autriche), est la première grande manifestation internationale que l’Union interparlementaire (UIP) organise en présentiel depuis 18 mois.
Au total, 900 personnes venues du monde entier ont pu se réunir en toute sécurité, et ce grâce à une planification méticuleuse et à une étroite coordination entre l’UIP, le Parlement autrichien et la ville de Vienne. Cette expérience permet de tirer de précieux enseignements sur l’organisation de grands rassemblements internationaux dans un contexte de pandémie mondiale.
La décision
L’UIP a commencé à planifier la Conférence en 2018, dans l’idée d’organiser un événement en présentiel à Vienne en août 2020. Le projet a été mis en suspens début 2020 à cause de la COVID-19, et un format à distance a été retenu pour la Conférence d’août 2020. Les présidents de parlement y ayant participé ont clairement fait comprendre qu’ils souhaitaient se réunir à nouveau en personne dès que les conditions le permettraient.
Le Parlement autrichien s’est donc mis en quête d’un lieu pour accueillir un deuxième volet de la Conférence en présentiel en janvier 2021. "Au départ, nous ne savions pas vraiment si l’événement pourrait se tenir entièrement en présentiel ou si nous allions devoir opter pour un format hybride", explique Angelika Hable, du Parlement autrichien, "car à l’époque, l’évolution de la COVID-19 était très préoccupante."
Cette préoccupation a été partagée par Ursula Karnthaler, Chef adjointe de la direction sanitaire de Vienne et responsable de la section de lutte contre la COVID-19 de la ville. "Avec l’émergence du variant Delta, nous ignorions à quel moment la quatrième vague allait frapper l’Autriche", indique-t-elle. "Nous avons dû envisager plusieurs procédures de dépistage afin que la Conférence ne devienne pas un mega-cluster."
La planification
L’UIP, le Parlement autrichien et les responsables municipaux de la ville de Vienne se sont réunis à plusieurs reprises tout au long de l’année. Il en est ressorti trois directives majeures, qui sont venues s’ajouter aux règles relatives à la tenue d’une conférence dans un contexte sanitaire sain. Premièrement, établir un protocole de dépistage rigoureux. Deuxièmement, collecter davantage de données sur les participants qu’en temps normal, notamment leur numéro de téléphone mobile pour le suivi et le traçage. Troisièmement, limiter strictement le nombre de délégués afin de pouvoir respecter les règles de distanciation sociale.
"Nous avons tout d’abord limité le nombre de délégués à une personne (président) plus trois (délégués officiels) par délégation", raconte Sally-Anne Sader, Chargée du Service des conférences de l’UIP. "Puis nous avons ajouté trois autres personnes, pour le personnel de services non officiels, comme la presse et la sécurité." Finalement, plus de 900 personnes ont participé à la Conférence, dont une centaine de présidents de parlement venus de tous les coins du monde, ce qui représentait environ 110 pays.
Pour rassembler des informations sur chaque participant, des efforts de suivi supplémentaires ont été déployés. La création d’une base de données personnalisée a été facilitée par le fait que Vienne disposait déjà d’une technologie avancée au service de ses habitants. "Nous avons simplement adapté les outils existants aux besoins de l’UIP", indique Harald Klenkhart, Chef adjoint du projet informatique de lutte contre la COVID-19 de Vienne.
Le protocole de dépistage
Afin d’assurer la sécurité de tous, il était impératif d’établir un protocole de dépistage complet. En premier lieu, les participants devaient fournir le résultat négatif d’un test effectué avant leur arrivée à Vienne. Ensuite, ils devaient obligatoirement se soumettre à deux tests consécutifs pour accéder au site de la conférence.
Le premier, un test antigénique nasopharyngé, permettait d’obtenir un résultat en 15 minutes et, le cas échéant, d’entrer dans l’enceinte de la conférence. Le second test était un test PCR, dont le résultat était envoyé le lendemain par SMS. Les résultats restaient valables 48 heures, à l’issue desquelles les délégués devaient à nouveau se soumettre au protocole.
Si les Autrichiens connaissent bien les tests PCR, la méthode employée ici était nouvelle pour la plupart des participants : il s’agissait d’un dépistage salivaire par gargarisme et non par prélèvement. "Dans les zones de test, nous avons affiché des messages en quatre langues – anglais, arabe, espagnol et français – et illustrés par des pictogrammes", raconte Sally-Anne Sader. "Cela a permis d’alléger un peu l’atmosphère."
Le protocole de dépistage n’aurait jamais été aussi efficace sans l’implication enthousiaste de la Samatirbund, la Fédération samaritaine des travailleurs d’Autriche, qui déployait chaque jour sur place des dizaines d’agents paramédicaux en équipement de protection pour assurer diverses missions, comme informer, rassurer, effectuer les prélèvements, et collecter et envoyer les kits de test pour analyse.
Les protocoles sanitaires sur site
Le port du masque était en permanence obligatoire et les délégués étaient encouragés à respecter la distanciation sociale. Par exemple, la traditionnelle photographie de groupe, retirée du programme, a été remplacée par un montage de portraits individuels.
De plus, pour limiter le nombre de personnes et garantir une distanciation correcte entre les participants dans les salles de conférence principales, deux salles parallèles diffusant les séances en direct avaient été préparées.
Des entretiens bilatéraux entre différentes délégations parlementaires se sont tenus dans 13 salles dédiées, qui étaient désinfectées entre chaque séance de trente minutes. Les salles ont été réservées rapidement, la diplomatie parlementaire étant plus fructueuse en présentiel que sur Zoom. Même si le nettoyage des salles demandait un temps supplémentaire, 215 entretiens bilatéraux ont néanmoins pu avoir lieu, ce qui est quasiment un record pour une conférence de cette importance.
La gestion des cas positifs
Les rares cas positifs survenus au cours des quatre jours ont été gérés par un protocole discret et bien coordonné. En raison des risques liés à la proximité, l’ensemble de la délégation de la personne concernée était prévenue par le personnel de l’UIP puis escortée en toute discrétion vers une salle réservée à l’isolement. Les délégués étaient ensuite pris en charge par les équipes de la Samatirbund, qui les conduisaient en ambulance à un hôtel désigné pour la quarantaine. Leurs ambassades respectives étaient avisées, notamment pour fournir une assistance en cas d’hospitalisation.
"La gestion efficace des cas positifs a largement contribué au succès global de la manifestation", reconnaît l’Ambassadrice Anda Filip, Directrice de la Division des Parlements membres et des relations extérieures de l’UIP. "Grâce à la détection précoce des cas et au placement rapide des personnes en isolement, la Conférence a pu se tenir sans heurts et sans panique."
Des enseignements transposables
Si bon nombre de ces pratiques peuvent être transposées à d’autres grandes conférences dans le contexte de la pandémie, Ursula Karnthaler met en garde : "Il est impératif, pour organiser des événements internationaux d’une telle ampleur, d’adapter les protocoles au système local. Plus un événement est adapté localement, plus il est facile à gérer sur place."
