Consultant(e) Conseiller(e) finance et administration- Djibouti

Projet : Renforcement du rôle de l’Assemblée nationale de Djibouti dans la promotion et la protection des droits humains, phase 2 (PRAN II)

L’Union interparlementaire

L’UIP est l’organisation mondiale des parlements. Fondée en 1889 pour encourager la coopération et le dialogue entre tous les pays, elle est la plus ancienne organisation politique multilatérale. L’UIP regroupe aujourd’hui la quasi-totalité des parlements du monde. Elle promeut la démocratie et aide les parlements à se renforcer, à se rajeunir, à progresser vers la parité et à se diversifier. Elle défend également les droits de l’homme des parlementaires. Deux fois par an, l’UIP réunit plus de 1 500 délégués pour former un « parlement mondial », apportant ainsi une dimension parlementaire aux travaux de l’ONU et à la réalisation des objectifs mondiaux du Programme 2030.

Le renforcement de la démocratie est au cœur du travail de l'UIP. La démocratie met en œuvre les droits fondamentaux, la justice sociale, le développement durable et la paix, et constitue ainsi le meilleur système sur lequel les gouvernements peuvent s’appuyer. Des parlements forts constituent la pierre angulaire de la démocratie. Ils représentent la volonté du peuple, adoptent des lois et demandent des comptes aux gouvernements. En tant qu’organisation mondiale des parlements, l’UIP veille à ce que les pratiques démocratiques s’implantent, se développent et se pérennisent dans le monde.

Le travail de l’UIP est fondé sur les Principes communs en matière d'assistance aux parlements qui décrivent une série de principes fondamentaux pour la planification et la mise en œuvre de programmes visant à renforcer les parlements.

Contexte du Projet

Le projet PRAN II est mis en œuvre par l’UIP et il est financé par l’Union européenne (UE). Il a pour objectif principal le renforcement du rôle de l’Assemblée nationale de Djibouti dans la promotion et la protection des droits humains.

Le projet fait suite à une première phase (PRAN I) qui a eu lieu du 1er février 2019 au 31 décembre 2020. Le but de l’actuel projet est de poursuivre les activités initiées dans la première phase tout en développant d’autres axes de coopération avec l’Assemblée nationale de Djibouti.

Ce projet s'adresse en premier lieu aux membres et au personnel de l’Assemblée nationale. Il est conçu pour avoir un impact direct sur le travail de l’Assemblée nationale en matière de droits humains afin de bénéficier à l'ensemble des citoyens de Djibouti. Un accent sera mis sur les besoins, la participation, et la contribution effective des femmes en politique.

Le projet d’une durée de 24 mois a débuté le 1er février 2021 et se terminera le 31 janvier 2023. Afin de faciliter la mise en œuvre des activités, l’UIP cherche à recruter un(e) Conseiller(e) en charge des finances et de l’administration basé à Djibouti. Le poste couvrira la période de mai 2021 à janvier 2023 et respectera le calendrier parlementaire et notamment les périodes de pause entre les sessions. En tout il est prévu que le/la consultant(e) travaille pendant 15 mois.

Les dernières élections législatives ont eu lieu le 23 février 2018. Il s’agit des premières depuis la modification de la Loi électorale de janvier 2018, augmentant le quota pour la participation des femmes à 25 pour cent.  Sur les 65 parlementaires de l’Assemblée nationale, 17 sont des femmes (26,1%). L’Assemblée nationale comprend six Commissions permanentes. L’administration parlementaire comprend la direction de la procédure législative, la direction de la documentation, la direction de l'expertise juridique et économique et la direction administrative et financière.  

Objectif général

Le/la Conseiller(e) en charge des finances et de l’administration sera rattaché(e) hiérarchiquement au chef du projet basé à temps partiel à Djibouti et au chargé de programme basé au siège de l’UIP à Genève. Pour les tâches financières, il/elle sera sous la supervision fonctionnelle du service administratif et financier de l’UIP. Le/la Conseiller(e) aura pour fonction principale de fournir un appui financier, administratif et logistique au projet. Il/elle sera aussi amené(e) à donner des conseils politiques pour la réalisation du projet, ce qui le/la conduira à interagir avec les parlementaires et les responsables de l’administration de l’Assemblée nationale.

Responsabilités

Dans le cadre des attributions qui lui sont déléguées, le/la titulaire sera appelé(e) à remplir les fonctions suivantes.

Assistance administrative:

• Contribuer au bon déroulement du projet dans ses aspects financiers, administratifs et logistiques.
• Organiser les démarches administratives et logistiques pour les experts invités et les partenaires du projet. Ceci inclut les réservations de vols et d’hôtels, les demandes de visas, ainsi que les paiements de frais et de per diem. Ces tâches s’effectuent sous la coordination du chargé de programme et du service administratif et financier de l'UIP.
• Rédiger diverses correspondances du projet, y compris entre l’UIP et l’Assemblée nationale de Djibouti, ainsi qu’avec les partenaires externes.
• Préparer les calendriers des événements et des missions. Tenir à jour un tableau récapitulatif des missions et fournir des données statistiques pour les rapports narratifs et financiers de l'UIP.
• Aider à la préparation des activités, des séminaires et des réunions en prenant les dispositions pratiques nécessaires. S’assurer que tous les documents des réunions (programme, ordre du projet, note de concept, liste de présence, formulaire d’évaluation de la réunion, chevalet) soient imprimés et disponibles dans la salle. Communiquer avec les participants en avance et veiller à la bonne circulation de l’information. Contribuer à la préparation des documents de travail de ces réunions. Veiller à la bonne installation informatique et technique permettant de tenir des réunions à distance.
• Rédiger les procès-verbaux (si besoin) et tenir un historique des réunions.
• Contribuer aux aspects de communication du projet, y compris la photographie, les vidéos, médias, etc…
• Tenir à jour une base de données électronique des contacts.

Assistance financière:

• Tenir à jour la comptabilité du projet, effectuer la saisie des entrées comptables selon le plan comptable du projet et les procédures financières.
• Préparer la clôture trimestrielle des comptes pour approbation à Genève.
• S’assurer de la bonne tenue des comptes (réconciliation), traiter les factures à payer, assurer la bonne gestion de la petite caisse, veiller au taux de change Francs de Djibouti/Euro.
• Préparer les documents administratifs tels que les contrats d’experts pour vérification par le chargé de programme et le service administratif et financier de l'UIP.
• Aider à la gestion du budget en tenant à jour un tableau comparatif des dépenses engagées et effectuées et les comparer au budget disponible.
• Préparer l’archivage des documents comptables ; garder les pièces justificatives originales (devis, factures, bon de commande, bon de livraison, preuve de paiement, …); préparer les autorisations d’engagement budgétaire et les autorisations de paiement pour les services achetés ; préparer des analyses budgétaires et le rapport financier mensuel.
• Effectuer toute autre tâche qui lui est attribuée.

Conseils juridiques et politiques:

• Fournir des conseils pour la mise en œuvre du projet. Ces conseils pourront concerner entre autres le choix du calendrier des activités, une participation active aux réunions de coordination du projet et/ou des commentaires sur les TdR. Le niveau de responsabilité dans la mise en œuvre du projet sera fonction de l’expérience et des compétences du/de la conseiller(e).
• Interagir avec les Parlementaires et les cadres de l’administration du Parlement lorsque le chef de projet n’est pas sur place.
• Assurer le suivi des recommandations, lorsque le chef de projet n’est pas sur place.

Dans toutes ses fonctions, le/la Conseiller(e) appliquera les procédures internes de l’UIP et celles de l’Union européenne.

 

Compétences

• Professionnalisme : Faire preuve de jugement dans le cadre des missions qui lui sont confiées. Faire preuve de fierté dans son travail et dans ses réalisations ; être consciencieux(se) et efficace. Respecter les échéances et viser à atteindre ses résultats ; être motivé(e) par des préoccupations professionnelles plutôt que personnelles ; faire preuve de persévérance ; demeurer calme dans des situations éprouvantes ou stressantes ; respecter la confidentialité de certaines informations. Intégrer les perspectives de genre et la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines de travail.
• Planification et organisation : Savoir planifier et organiser son travail. Respecter l’orientation stratégique de la Division des programmes de l’UIP, et de l’UIP en général.
• Communication : Faire preuve d'une bonne communication orale et d’un style de rédaction clair ; être à l’écoute, interpréter avec justesse les messages des autres et y répondre de manière adéquate et, ce, en toutes situations ; poser des questions pour obtenir des réponses précises ; adapter son langage, son ton et son style en fonction de ses interlocuteurs ; se montrer ouvert à partager les informations et à tenir les personnes et collègues informés.
• Outils technologiques : maîtriser les outils, les applications informatiques et Internet ; maîtriser les logiciels MS Office, en particulier les tableaux Excel et d’autres outils de gestion des données.
• Travail d’équipe : avoir un sens réel des relations humaines ainsi qu’une aptitude à travailler dans un cadre multiculturel et à entretenir des relations de travail efficaces et cordiales avec des personnes de nationalités et de cultures diverses; collaborer avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'Organisation ; être disposé(e) à profiter des idées et de l'expertise des autres pour apprendre ; soutenir la décision finale du groupe et agir en accord avec celui-ci, même lorsqu'il ne reflète pas entièrement sa propre position ; partager la responsabilité des réussites de l'équipe comme de ses échecs.
• Orientation client : établir et entretenir des relations cordiales et efficaces avec les parlementaires, les membres de l’administration de l’Assemblée nationale, les collaborateurs externes et les collègues.
• Volonté constante de perfectionnement : se tenir informé(e) des dernières évolutions au sein des compétences techniques concernées et développer ses compétences ainsi que d’autres aptitudes pouvant aider à améliorer les objectifs du projet.

Qualifications

Formation: une formation supérieure en sciences politiques, droit, gestion, comptabilité, ou en finance ; un minimum de quatre années d’expérience en soutien administratif et/ou financier. Une expérience avec des bailleurs internationaux et plus particulièrement avec l’Union européenne serait souhaitable. Une expérience au sein d’un parlement et/ou d’une organisation internationale serait un atout. Une expérience avérée dans l'organisation et la gestion de réunions et d'événements serait un atout.

Langues: excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ; une bonne connaissance de l’anglais serait appréciée.

Autres connaissances: connaissance des règles financières et des règles de passation de marchés publics ainsi que des procédures administratives liées aux contrats.

Exigences applicables à l’ensemble du personnel

Œuvrer à la réalisation des objectifs stratégiques de l’UIP. S’acquitter de toute autre tâche ou mission à la demande du supérieur hiérarchique direct.

Date d'entrée en fonction

Contrat de collaboration externe, à temps plein. Il est prévu que le/la consultant(e) travaille pendant 15 mois au cours de la période de mai 2021 à janvier 2023. Le poste sera pourvu à l’issue d’une procédure de recrutement local.

Rémunération

Le/la consultant(e) est basé(e) à Djibouti et percevra un montant journalier de 50 euros/jour, sur la base de 19 jours/mois. Le montant susmentionné constituera la seule rémunération.