FAQ – Guide pratique sur les Assemblées de l’UIP

FAQ – Guide pratique sur les Assemblées de l’UIP

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Comment puis-je m’inscrire pour participer à une Assemblée de l’UIP ?

Utilisez le système d’inscription en ligne de l’UIP ou consultez notre mode d’emploi du système. Un courriel de confirmation sera envoyé au coordonnateur de votre délégation.

A quel moment mes pouvoirs me seront-ils remis ? 

Sur le lieu de l’Assemblée, le Service d’inscription et d’information de l’UIP se chargera de toutes les questions relatives à l’accréditation, y compris des informations qui figureront dans la liste finale des participants.
Pour des raisons de sécurité, les badges devront être portés en permanence.

Où puis-je trouver les documents de l’Assemblée ?

Les principaux documents de l’Assemblée (convocation, programme et ordre du jour, notes d’orientation, rapports et projets de résolution, liste des postes vacants, etc.) seront mis à disposition sur la page web de l’Assemblée avant la rencontre.

A votre arrivée sur place, un Guide de l’Assemblée renfermant les détails du programme, ainsi que des informations d’ordre logistique et pratique, vous sera remis.

Le Journal quotidien, qui contient des informations détaillées sur les réunions du jour, est disponible chaque matin au Service d’inscription.

Les documents de séance seront distribués en nombre limité dans les salles de réunion. Des exemplaires supplémentaires peuvent être imprimés sur demande auprès du Service de dactylographie pour les délégués ou du Service de distribution des documents.

Comment puis-je m’inscrire pour intervenir lors du débat général et pendant les réunions des commissions permanentes ?

Pour le débat général, vous pouvez soit vous inscrire avant votre arrivée en remplissant le formulaire de pré-incription disponible sur la page web de l’Assemblée ou bien sur place auprès du Service d’inscription des orateurs, situé à proximité de l’entrée de la salle plénière. L’inscription sera ouverte 24 heures avant le début du débat général.

Les débats au sein des commissions permanentes sont plus interactifs et il n’est pas recommandé de rédiger un discours à l’avance. Les participants peuvent s’inscrire pour prendre la parole 30 minutes avant l’ouverture de la session en remplissant le formulaire disponible sur leur pupitre et en le remettant directement au Secrétariat de l’UIP dans la salle.

Qui dois-je contacter concernant les questions de procédure ou pour échanger ma place dans la liste des orateurs du débat général ?

 Veuillez contacter le Secrétaire de l’Assemblée ou son adjoint, soit dans la salle plénière pendant les séances du débat général, ou par le biais du Service de dépôt et de contrôle des documents, en utilisant les informations fournies dans le Guide de l’Assemblée.

L’ordre d’intervention des orateurs pour le débat général est déterminé par un tirage au sort public la veille de l’Assemblée. Une fois établie, la liste des orateurs sera disponible sur la table des documents officiels située dans la salle plénière et au Service de distribution des documents.

Les délégués ont la possibilité d’échanger entre eux la place qu’ils occupent sur la liste. En cas de changement, veuillez en aviser le Secrétaire de l’Assemblée ou son adjoint. Les arrangements bilatéraux convenus par des délégations pour échanger leurs places dans la liste des orateurs n’entraîneront aucune renumérotation des orateurs figurant sur la liste.

Comment puis-je organiser une rencontre avec la presse ?

La Division de la communication de l’UIP se tient à la disposition des délégations pour toute question en lien avec les médias. Veuillez envoyer vos messages à press@ipu.org.

Comment puis-je contacter le Président et le Secrétaire général de l’UIP ?

Vous pouvez contacter notre Président et notre Secrétaire général par le biais de leurs secrétariats, dont les coordonnées figurent dans le Guide de l’Assemblée.

Comment puis-je soumettre ma candidature à un poste vacant au sein d’un groupe ou d’une commission de l’UIP ?

La liste des postes vacants est affichée sur la page web de l’Assemblée, bien avant l’ouverture de l’Assemblée.

Les candidatures peuvent être présentées soit par le biais du parlement national ou directement au coordonnateur du groupe géopolitique concerné.

Où puis-je soumettre une communication officielle ?

Tous les documents ou correspondances officiels doivent être soumis au Service des documents. Vous trouverez leurs coordonnées dans le Guide de l’Assemblée.

Comment puis-je réserver une salle de réunion ?

Les demandes de réservation de salles de réunion doivent être adressées au responsable du Service des conférences, dont les coordonnées figurent dans le Guide de l’Assemblée, ou au Service d’inscription.

Où puis-je déposer une documentation non officielle pour information des autres délégations ?

Toutes les délégations peuvent déposer du matériel non officiel sur les tables réservées à cet effet sur le lieu de l’Assemblée.

 

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