APPEL D'OFFRES: Services d'interprétation simultanée en présentiel

CONTEXTE

L'Union interparlementaire (UIP) est l'organisation mondiale des parlements nationaux. Elle rassemble 179 parlements membres. Les principales organisations parlementaires régionales et autres font aussi partie de la grande famille de l'UIP en tant que Membres associés et Observateurs permanents. L'UIP, institution engagée en faveur de la gouvernance, des institutions et des valeurs démocratiques, collabore avec les parlements et les parlementaires à se faire le relais des besoins et des aspirations des peuples et à y apporter des réponses. Elle œuvre en faveur de la paix, de la démocratie, des droits de l'homme, de l'égalité des sexes, de l'autonomisation des jeunes et du développement durable en prenant appui sur le dialogue politique, la coopération et l'action parlementaire.

Depuis sa création en 1889, l'UIP se consacre à promouvoir le dialogue et la diplomatie parlementaires entre les nations. Aujourd'hui encore, nous continuons à offrir aux parlementaires du monde entier une plateforme leur permettant de se réunir, d'échanger leurs bonnes pratiques et de dégager des perspectives d'action.

OBJECTIF

L'objectif de cet appel d'offres est de disposer de services d'interprétation simultanée en présentiel concurrentiels et de qualité.

L'UIP attend du prestataire de services retenu qu'il recrute pour les réunions de l'UIP des interprètes de conférence diplômés et compétents. Ces professionnels hautement qualifiés devront avoir une expérience avérée dans le cadre de réunions internationales de haut niveau. Le prestataire de services devra proposer les services d’un chef d'équipe (chef interprète) ou d’un responsable de projet servant d'intermédiaire avec le Secrétariat de l'UIP (pour les documents de travail, la mise au point des modalités de travail, etc.). L'UIP souhaite que les équipes recrutées soient régulièrement composées des mêmes interprètes, afin que ces derniers soient à même de se familiariser avec la structure de l'Organisation et ses champs d'activité.

Le prestataire de services est prié de s'engager, dans toute la mesure du possible, à recruter des interprètes de conférence membres d'une association professionnelle ou accrédités auprès des organisations multilatérales. La connaissance de l'UIP, du système des Nations Unies ou du contexte parlementaire (national et international) est un atout.

Les interprètes recrutés devront travailler principalement vers leur langue maternelle. Dans l'éventualité où un interprète serait également appelé à travailler dans une langue qui ne serait pas sa langue maternelle, le prestataire de service sera tenu de vérifier son aptitude pour ce faire et de l'approuver. En règle générale, l'équipe d'interprètes recrutée devra disposer de combinaisons linguistiques limitant autant que faire se peut le recours au "relais".

Lorsque l'UIP tient ses réunions en dehors de Genève, le prestataire de services s'efforcera de recruter une équipe d'interprètes professionnels (avec la combinaison linguistique requise) localement, c'est-à-dire dans la ville où se tient la réunion. Si cela n'est pas possible, les interprètes seront recrutés dans la région, si leurs qualifications correspondent aux exigences de la réunion, de manière à limiter le temps de déplacement de l'équipe vers le lieu de la réunion et les coûts y afférents.

L'UIP organise au fil de l'année un grand nombre de manifestations, qui rassemblent des participants du monde entier. Ces conférences et réunions vont des petits groupes de travail de moins de 10 personnes à ses deux Assemblées, qui se réunissent au mois de mars/avril et octobre/novembre. Plus de 1 500 délégués (soit 170 à 190 délégations) représentant les parlements membres, les Membres associés et les Observateurs permanents de l'UIP assistent à ses Assemblées, qui comprennent des plénières, doublées d'une multitude de petites réunions parallèles.

Les réunions officielles de l'UIP présentent des caractéristiques et des spécifications diverses :

• de par leur nature : programmes de renforcement des capacités nationales, séminaires régionaux, conférences parlementaires spécialisées, conférences mondiales rassemblant l'intégralité des Membres de l'UIP :
• de par leur format : groupes de travail, comités de rédaction, stages de formation, débats interactifs, réunions de travail des organes statutaires de l'UIP, conférences parlementaires de haut niveau ;
• de par leur taille (nombre de participants) : petite (15 à 30 personnes), moyenne (100 à 200 personnes), à grande échelle (autour d'un millier de participants, à l'instar des Assemblées ;
• de par leur éventail linguistique : réunions dans les deux langues officielles de l'UIP (anglais et français), réunions (par exemple les Assemblées et les conférences spécialisées) dans les quatre langues de travail de l'UIP (anglais, arabe, espagnol et français) et réunions dans les six langues officielles de l'ONU.   

Il est attendu du prestataire de services d'interprétation simultanée en présentiel qu'il propose des tarifs à la journée et à la demi-journée. L'offre devra également préciser le coût des dépassements d'horaire, ainsi que les frais supplémentaires liés aux déplacements des interprètes vers le lieu de la réunion (vols, hébergement et indemnité journalière, le cas échéant, pris en charge par l'UIP).

CONDITIONS

Services attendus du prestataire :

• recruter des interprètes travaillant dans les langues parlées lors de la réunion/conférence
• fournir la preuve de la qualification et de l'expérience professionnelles des interprètes
• optimiser les combinaisons linguistiques des interprètes, c.-à-d. réduire autant que faire se peut le nombre d'interprètes en choisissant des combinaisons linguistiques efficaces, tout en veillant à ce que les interprètes travaillent principalement dans leur langue maternelle
• s'assurer que les interprètes reçoivent à l'avance les documents de travail mis à disposition par l'UIP
• garantir que les interprètes soient correctement préparés pour faire face aux exigences spécifiques des réunions, notamment :
  • avoir de bonnes connaissances générales de l'UIP et de son travail
  • connaître le contexte de la réunion/conférence pour laquelle ils sont recrutés
  • bien connaître la structure et la nature de la réunion/conférence (en leur fournissant la liste des participants, l'ordre du jour ou le programme, etc.)
  • avoir fait des recherches terminologiques dans l'optique de la réunion/conférence, tout particulièrement s'il n'existe pas de documents de travail dans leur langue cible
• garantir l'existence de mécanismes de contrôle de la qualité permettant de déceler les domaines dans lesquels des améliorations pourraient être apportées, notamment concernant les connaissances linguistiques, etc.

Le prestataire de services devra préciser sous quelle forme juridique il est constitué et ne devra faire l'objet d'aucune procédure de liquidation, de réorganisation judiciaire ou autre procédure de même nature. Le prestataire de services devra également apporter la preuve que tous les membres de son équipe sont couverts par les assurances sociales.

CRITÈRES DE SÉLECTION

Les offres seront évaluées sur la base des critères suivants :

• qualité des solutions proposées aux exigences posées
• expérience accumulée
• solidité financière
• coûts et rapport qualité-prix d'ensemble

BUDGET

• Veuillez préciser la répartition/ventilation de votre offre chiffrée et l'échéancier de règlement.
• Le détail de la répartition des coûts doit être précisé, notamment :
  • les tarifs à la journée (jusqu’à 2 périodes de 4 heures)
  • les tarifs à la demi-journée (de 1-4 heures)
  • la durée des dépassements d'horaire et leur coût
  • les frais de déplacement.
• Le prix de l'offre doit être un prix d'ensemble. Si l'offre exclut certains coûts ou honoraires, une liste détaillée des postes exclus, assortie d'explications, doit être fournie.
  Le tarif proposé doit inclure la rémunération du prestataire pour le recrutement et la gestion de l’équipe.

Note : l'UIP est une organisation internationale non assujettie à la taxe à la valeur ajoutée (TVA) en Suisse. Toutefois cette exempltion ne s’applique qu’aux personnes morales et non aux collaborateurs externes individuels.

QUI ÊTES-VOUS ?

• Décrivez brièvement votre organisation/équipe ainsi que le nombre approximatif d’interprètes par langue.
• Fournissez des études de cas pertinentes et des exemples de combinaisons de langue nombreuses et complexes auxquelles vous avez dû faire face.
• Veuillez préciser si vous devrez faire appel à des sous-traitants ou des ressources extérieures pour la prestation de services.

Divers

• Les offres doivent être signées par un responsable ou un représentant dûment mandaté de la société soumissionnaire.
• Les candidats doivent déclarer tout conflit d'intérêt ou procédure judiciaire en cours.
• L'UIP négociera les termes du contrat lors de la sélection. Tous les contrats sont visés par le conseiller juridique de l'UIP et un accord ou un contrat précisant les termes, la portée, le budget, les échéances et tout autre critère requis sera signé.
• L'UIP ne remboursera pas les coûts encourus au titre de la soumission des offres.