Acquisition et installation d'une solution de transcription automatique des débats parlementaires et formation à son utilisation

Objectifs, avantages et contexte

Le principal objectif de la solution de reconnaissance vocale est d'équiper l'Assemblée nationale de Djibouti d'un système numérique moderne, efficace, robuste et convivial pour la transcription des débats parlementaires en plénière (voire dans les commissions) sous la forme d'un procès-verbal.

Avantages

En parallèle de la hausse de la productivité et de la rapidité accrue avec laquelle seront élaborés les documents écrits retranscrivant les débats en plénière (et dans les commissions), la solution permettra une plus grande transparence et un accès majeur du public à l'information grâce à la publication plus rapide et complète de ces documents sur le site web du parlement. De surcroît, cette solution renforcera également l'efficacité de la diffusion interne de ces comptes rendus aux parlementaires et au personnel parlementaire, car ces documents pourront être publiés sur les systèmes d'information internes de l'Assemblée nationale.

Contexte

• Lors de l'installation de ce logiciel, il faudra tenir compte du système actuellement utilisé par l'Assemblée nationale.
• À l'heure actuelle, certains débats sont filmés et diffusés en direct à la télévision nationale, mais il n'existe aucun système permettant de saisir un procès-verbal écrit.  L'hémicycle et les salles où se réunissent les commissions sont équipés d'un système de microphones, qui sont enclenchés par les parlementaires avant chacune de leurs interventions.
• La solution proposée devrait aussi faciliter l'archivage des débats en plénière et des textes adoptés. La possibilité de diffuser les débats en direct sur Internet pourrait également être envisagée.
• Les langues officielles de l'Assemblée nationale sont le français et l'arabe. En outre, certains parlementaires s'expriment dans des langues locales (l'afar et le somali), mais la documentation écrite de l'Assemblée nationale est en français.
• Outre l'installation du logiciel de transcription des débats, le prestataire de service formera également le personnel de l'Assemblée nationale concerné (service de la documentation, service informatique, service audiovisuel, service de la procédure législative), fournira la documentation et offrira son soutien pour la maintenance et les mises à jour de la solution.
• En moyenne, l'Assemblée nationale de Djibouti tient une dizaine de plénières chaque année.

Caractéristiques souhaitées de la solution

La solution doit :

1. Transcrire les fichiers audio des débats se tenant oralement en plénière, voire dans les commissions, sous la forme d'un procès-verbal rédigé grâce à la technologie traduisant la voix en texte, afin que ces documents puissent être mis à la disposition du public sous une forme respectant les normes de l'Assemblée nationale
2. Pouvoir faire la distinction entre le français et l'arabe et transcrire les débats dans la langue originale
3. Permettre la modification des comptes rendus par les relecteurs afin de corriger les petites erreurs ou les approximations intervenues au cours des débats (p. ex. formules de politesse, références à un texte de loi cité, etc.) Les comptes rendus devront donc être révisés et pouvoir être modifiés et validés avant leur mise en ligne.
4. Permettre la production des procès-verbaux définitifs dans des formats adaptés à leur publication ultérieure sur le site web de l'Assemblée nationale
5. Faciliter l'intégration dans les systèmes d'archivage/de gestion de documents électroniques des comptes rendus de l'Assemblée nationale et la recherche rapide de ces textes
6. Être configuré pour s'adapter au système actuellement utilisé par l'Assemblée nationale
7. Être convivial, permettre les mises à jour et répondre aux normes techniques les plus exigeantes
8. Garantir la confidentialité de l'information et l'accès aux comptes rendus au moyen de droits d'accès accordés au personnel responsable
9. Pouvoir être intégré dans un éventuel futur système de diffusion en direct sur Internet des débats pléniers

Responsabilités et tâches du fournisseur

Le fournisseur retenu devra se charger des tâches suivantes :

• Installation

La solution doit pouvoir être installée sur le système actuellement utilisé par l'Assemblée nationale, soit à distance par l'intermédiaire d'une application web, soit directement sur place. Le résultat de cette installation sera une solution adaptée fonctionnant de façon optimale et répondant aux critères énoncés dans les présents termes de référence. Des tests pourront être réalisés après l'installation jusqu'à ce que la solution soit totalement installée.

• Formation

De surcroît, des séances de formation à l'intention des services concernés de l'Assemblée nationale doivent être prévues pour permettre à ces derniers d'utiliser de façon optimale le logiciel proposé et toutes ses composantes. Un plan de formation incluant tant un volet théorique que pratique doit donc être rédigé à cette fin. Cette formation peut se dérouler dans les locaux de l'Assemblée nationale ou à distance en visioconférence, afin de réduire les déplacements. Elle devra être confiée à des ingénieurs ou des chefs de produit expérimentés, qui doivent être capables de fournir au personnel de l'Assemblée des informations claires lui permettant d'exploiter de façon optimale la solution.

• Documentation

Une documentation, aussi bien papier que numérique, doit aussi être fournie. Cette documentation peut notamment inclure, sans y être limitée, des manuels expliquant le mode de fonctionnement de la solution, les coordonnées du fournisseur et du personnel chargé de la maintenance et les options de restauration du système.

• Mises à jour et maintenance

Le fournisseur de service doit aussi offrir une maintenance appropriée et être prêt à répondre aux questions relatives à l'utilisation du logiciel émanant de l'Assemblée nationale.

La solution doit prévoir des mises à jour visant à garantir son bon fonctionnement durable.

La langue des formations, de la documentation et de la communication avec l'Assemblée nationale est principalement le français.

Les activités et les tâches incombant au fournisseur doivent idéalement avoir lieu sur place à Djibouti. Pour autant, si le fournisseur n'est pas en mesure de se déplacer et de travailler sur place en raison de la pandémie, ce dernier est prié de proposer une solution de rechange faisant appel au travail à distance pour mener à bien ces activités.

Calendrier

Un calendrier présentant les principales étapes de l'installation et de la formation doit être élaboré.