Assistant(e) administratif(ve)/Réceptionniste- Grade G4

Contexte organisationnel et liens hiérarchiques 

Placé(e) sous l'autorité directe de la Directrice de la Division des Services administratifs l’Assistant(e) administratif(ve) / Réceptionniste fournit tout une gamme de services rattachés à la réception, l’enregistrement des communications entrantes et sortantes et de la gestion des locaux. Il/elle s’acquitte de ces tâches de manière efficace et dans un esprit de respect du client. Il/elle sera chargé(e) des tâches qui suivent dans les domaines énoncés ci-dessous.

Tâches et responsabilités

Enregistrement des communications entrantes et sortantes

• Recevoir la correspondance entrante et les copies de la correspondance sortante, y compris les lettres et les courriels ; et, en faisant preuve d'une grande discrétion, trier, enregistrer, copier, transmettre, faire circuler et classer la correspondance, selon le cas ;
• Établir, maintenir et organiser des dossiers chronologiques conformément aux instructions reçues ;
• Sur demande, rechercher la correspondance et transmettre les dossiers aux services demandeurs ; tenir un registre des dossiers en circulation et en assurer le suivi ;
• Envoyer des courriels en nombre selon les demandes, tenir à jour une liste d'adresses à cet effet dans Zoho en coordination avec le Service des documents.

Locaux et équipements

• Gérer les bureaux des membres du personnel, y compris l'attribution et l'aménagement de l'espace de travail, l'ameublement et les équipements techniques ;
• Veiller au bon fonctionnement des services téléphoniques ;
• Planifier et organiser les locaux pour les réunions (y compris les réceptions, les fleurs, l'eau, etc.). S'assurer que les salles de réunion sont bien rangées et les préparer pour les réunions. Assurer la liaison avec les services de nettoyage si nécessaire ;
• Coordonner l'utilisation du bâtiment par des organismes extérieurs, y compris la préparation des contrats de location ;
• Superviser l'entretien du bâtiment par des entrepreneurs extérieurs tels que laveurs de vitres, plombiers, électriciens, etc. Signaler à la Directrice toute détérioration des installations afin d'organiser ou de planifier les réparations. Tenir à jour une liste des fournisseurs de services du bâtiment et une liste des numéros d'urgence ;
• Surveiller le système d'alarme incendie, régler le délai et le réacheminement. Organiser des exercices d'incendie. Signaler tout problème de sûreté et de sécurité à la Directrice.

Services de réception

• En tant que premier point d'entrée de l'organisation, accueillir et enregistrer les visiteurs, les invités et les dignitaires au Siège de l'UIP, leur porter assistance, annoncer leur arrivée et les conduire aux réunions ;
• Maintenir la zone de réception accueillante et bien rangée ;
• Recevoir les demandes de renseignements par téléphone ou en personne en français ou en anglais, y répondre ou les transmettre au personnel compétent pour qu'il y réponde ;
• Gérer le standard téléphonique et transférer les appels aux destinataires appropriés ;  Enregistrer des messages pour le répondeur, le cas échéant ; 
• Tenir à jour la liste téléphonique interne ;
• En coordination avec l'Assistant ressources humaines, suivre mensuellement les états de présence et d'absence sur le logiciel Kelio, signaler et corriger toute anomalie et assurer la liaison avec les différents membres du personnel. En fin d'année, préparer la liste des congés en suspens pour les finances et l'audit ;
• Réceptionner et prendre en charge les marchandises livrées au Siège ;
• Effectuer d'autres tâches conformes au rôle et aux responsabilités du poste.

Il/elle sera amené(e) à travailler avec 

• le personnel de l'UIP
• le personnel parlementaire des Parlements membres
• les fournisseurs externes

Compétences

• Professionnalisme : Capacité avérée à faire preuve de bon sens dans la réalisation des tâches qui lui sont confiées ; aptitude à s'enorgueillir de son travail et de ses réalisations ; consciencieux et sérieux dans le respect de ses engagements ; respectueux des échéances et des objectifs qui lui sont fixés ; motivé par les enjeux professionnels plus que personnels ; apte à faire preuve de ténacité face à la complexité ou à la difficulté ; capable de garder son calme dans des situations stressantes ; intégration de la perspective du genre et de la participation égale des femmes et des hommes dans tous les domaines abordés.
• Communication : Aptitude à rédiger et à communiquer oralement avec clarté et efficacité ; bonne écoute des autres et aptitude à interpréter correctement les signaux qu'ils émettent et à y répondre de façon adaptée ; capacité à poser des questions pour mieux comprendre et intérêt évident pour le dialogue ; aptitude à adapter son langage, le ton de sa voix, son style et son format à son public ; désireux de partager l'information et de la faire circuler.
• Connaissance de l'organisation : Aptitude à prouver sa connaissance de l'Organisation et à intégrer ses objectifs.
• Connaissance des technologies : Volonté de se tenir informé des technologies à disposition, tout particulièrement dans le domaine comptable ; démarche active visant à appliquer la technologie aux tâches appropriées ; désir de se familiariser avec les nouvelles technologies.
• Travail d'équipe : Collabore avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'Organisation ; est disposé à s'appuyer sur les idées et l'expertise des autres pour apprendre ; soutient la décision finale du groupe et agit en accord avec celle-ci, même lorsqu'elle ne reflète pas entièrement sa position ; partage le mérite des réussites de l'équipe comme la responsabilité de ses échecs.
• Relations avec la clientèle : Établit et entretient des relations fructueuses avec les parlementaires, les collaborateurs externes et ses collègues.
• Volonté de se perfectionner : Démarche active visant à se tenir informé des nouveautés dans les domaines pertinents et à continuer à améliorer ses compétences.

Qualifications et expérience requises 

• Diplôme d'enseignement secondaire complété par une formation supplémentaire dans le domaine de l’accueil ou équivalent ;
• Un minimum de trois années d'expérience d’accueil à la réception d’une société ou d’un hôtel ;
• Une expérience de travail dans un contexte international est un atout ;
• Parfaite maîtrise et excellente connaissance de l'anglais ou du français écrit et parlé et bonne connaissance des deux langues ; des connaissances d’autres langues (en particulier l’espagnol et l’arabe) sont souhaitées.

Exigences applicables à l'ensemble du personnel 

Œuvrer activement à la réalisation des objectifs stratégiques de l'UIP ; accomplir toute autre tâche ou se charger de toute autre responsabilité se rapportant à la fonction qui pourrait être confiée par le Secrétaire général.

Rémunération 

L'Union interparlementaire propose un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux offert par les autres organisations internationales basées à Genève. Le salaire net proposé pour ce poste démarre à 68’740 CHF en fonction de la formation et de l'expérience.

Politique en matière de recrutement 

Le poste sera pourvu au moyen d'une procédure de recrutement local, conformément à la disposition 103.5 du Règlement du personnel de l'Union interparlementaire qui prévoit que les agents de la catégorie des services généraux sont recrutés dans le pays du lieu d'affectation (Suisse) ou dans un rayon permettant de faire quotidiennement la navette entre le domicile et le siège de l’organisation, indépendamment de leur nationalité. Un agent soumis à un recrutement local ne peut prétendre aux indemnités ou avantages exclusivement applicables au recrutement international. Ce poste sera ouvert aux candidats internes et externes. Parmi les candidats à qualification égale, la préférence sera donnée au sexe sous-représenté.

Ce poste nécessitera des déplacements occasionnels. Il sera d'une durée initiale de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité du financement.

Date limite de présentation des candidatures 

Les dossiers de candidature doivent parvenir à l'UIP au plus tard le 24 octobre 2021. Pour que les dossiers soient traités rapidement et efficacement, les personnes intéressées sont priées de joindre à leur curriculum vitae et au formulaire de candidature UIP (disponible à l'adresse www.ipu.org/fr/formulaire-de-candidature-de-luip), une lettre de motivation détaillée expliquant en quoi elles remplissent les conditions requises pour le poste, explication assortie d'exemples concrets.