Assistant(e) administratif(ive)- Division des services administratifs, Grade G4

Contexte organisationnel et rapports hiérarchiques : 

Placé(e) sous l'autorité de la Directrice de la Division des services administratifs, l'assistant(e) met son travail et son appui au service des activités de la Division dans les domaines financier, administratif et en lien avec les ressources humaines.

Responsabilités :

Dans le cadre des fonctions qui lui sont déléguées, les responsabilités de l'assistant(e) administratif(ive) sont les suivantes :

• aider la Directrice de la Division à assumer les tâches administratives requises (environ 20 %),
• participer à la distribution du courrier et de la correspondance entrants et sortants de la Division,
• prendre part au calcul et à la préparation des instructions de paiement concernant le personnel temporaire et les collaborateurs externes en veillant à assurer la conversion des devises et les déductions adaptées et répartir les coûts entre les centres de coûts sur la base des demandes autorisées,
• contribuer à la préparation des factures et des relevés relatifs aux contributions volontaires ainsi que de la correspondance avec les Parlements membres concernant leurs contributions,
• participer à la rédaction des contrats relatifs au personnel temporaire et aux collaborateurs externes
• contribuer à la correspondance administrative en français et en anglais, notamment les contrats du personnel, les attestations de diverses natures, les déclarations de douane, les exemptions de TVA, les cartes de visite, les formulaires fiscaux, les demandes de visas, etc.,
• taper et mettre en forme les courriers, les documents, les tableaux et les déclarations,
• mettre et tenir à jour les dossiers et garder des archives des activités de la Division, notamment des archives concernant le personnel,
• aider à la réception en cas de nécessité temporaire imprévue,
• effectuer d’autres tâches, relevant du rôle et des responsabilités inhérents à la fonction, qui peuvent lui être attribuées par la Directrice et les collaborateurs.

Ces tâches entraînent de fréquentes interactions avec :

• le personnel du Secrétariat de l'UIP,
• les candidats à des postes à l'UIP, le personnel temporaire et les collaborateurs externes,
• les fournisseurs et les clients.

Prestations escomptées

Bonne exécution des tâches, travail efficace et professionnel, liaison et interaction rapides et efficaces avec les collègues et les parties concernées à l'interne et en externe.

Compétences

• Professionnalisme : aptitude à s'enorgueillir de son travail et de ses réalisations ; compétence professionnelle et maîtrise de son sujet avérées, consciencieux et sérieux dans le respect de ses engagements ; respectueux des échéances et des objectifs qui lui sont fixés ; motivé par les enjeux professionnels plus que personnels ; apte à faire preuve de ténacité face à la complexité ou à la difficulté ; capable de garder son calme dans des situations stressantes ; motivation pour l'intégration de la perspective de genre et la garantie de la participation équitable ; approche pragmatique de la résolution des problèmes ; compétences en mathématiques,
• Planification et organisation : aptitude à se donner des priorités dans les activités et les tâches qui lui sont confiées et à les infléchir selon les circonstances ; capacité à affecter à une tâche le temps et les ressources requis pour la mener à bien et à respecter les échéances ; aptitude à travailler avec précision en dépit des contraintes de temps et de la pression,
• Communication : aptitude à rédiger et à communiquer oralement en français et en anglais avec clarté et efficacité ; bonne écoute des autres et aptitude à interpréter correctement les signaux qu'ils émettent et à y répondre de façon adaptée, 
• Connaissances technologiques : une expérience professionnelle des suites logicielles de bureau (Windows, Microsoft Office, MS Word, Excel, etc.) est exigée,
• Travail d'équipe : capacité à entretenir et consolider une relation de travail positive avec ses collègues et le public ; bons contacts humains et créativité ; esprit d'équipe ; aptitude à s'adapter à des conditions et des environnements de travail divers ; collabore avec ses collègues pour atteindre les objectifs de l'Organisation ; aptitude à apprécier à leur juste valeur les idées et l'expertise des autres et à en tirer profit pour apprendre ; capacité à faire passer les priorités du groupe avant ses priorités personnelles,
• Volonté de se perfectionner : volonté de se tenir informé des nouveautés dans les domaines techniques pertinents et de continuer à améliorer ses compétences en matière de technologies de l'information.

Qualifications

• Formation : diplôme de fin d'études secondaires ou de niveau équivalent,
• Expérience : au moins trois années d'expérience du travail administratif et du secrétariat, dont une au moins de préférence dans une organisation internationale, tout particulièrement en lien avec les procédures administratives et les ressources humaines, notamment expérience de la comptabilité,
• Connaissances linguistiques : Les langues de travail officielles de l'UIP sont l'anglais et le français. Pour le poste proposé, il est indispensable de parler couramment le français et l'anglais. La maîtrise d'une autre langue officielle de l'ONU serait la bienvenue.

Examen des candidatures 

L'examen des candidatures qualifiées peut inclure une évaluation, suivie d'un entretien axé sur les compétences.

Rémunération

L'Union interparlementaire propose un traitement et des avantages attrayants comparables à ceux qu'offrent les autres organisations internationales basées à Genève. Le salaire net proposé pour ce poste démarre à 71 936 CHF en fonction de la formation et de l'expérience. 

Politique en matière de recrutement

Le poste sera pourvu au moyen d’une procédure de recrutement locale ouverte aux candidatures internes et externes.

L'UIP est attachée à la diversité de son personnel sur le plan du genre, de la nationalité et de la culture. Les femmes qualifiées, les personnes appartenant à des minorités ou des peuples autochtones et les personnes handicapées sont encouragées à poser leur candidature. Toutes les candidatures seront traitées dans la plus grande confidentialité.

Les langues de travail officielles de l'UIP sont l'anglais et le français. À qualifications égales, la priorité sera accordée aux personnes originaires de régions sous-représentées à l'UIP. La période d'essai exigée est de 9 mois.

Ce poste est basé à Genève. La durée initiale du contrat est de deux ans, renouvelable sous réserve de résultats satisfaisants et de la disponibilité du financement.