Étude de cas : République des Fidji

Le Parlement de la République des Fidji a donné la priorité à la sécurité et au bien-être de ses membres et de son personnel tout en préservant ses fonctions essentielles. Le parlement a bénéficié du concours de son Président et de son Comité directeur pour la mise en œuvre des changements requis. Conformément aux mesures de santé publique, l'accès aux bâtiments du parlement a été interdit au public pour assurer la sécurité des parlementaires et du personnel parlementaire. Les réunions du parlement et des commissions ont par contre été diffusées sur les chaînes en diffusion libre et en direct sur Internet sur la page Facebook et le site web du Parlement. En outre, pendant les réunions du parlement et des commissions, les documents relatifs aux plénières et aux commissions ont été diffusés par voie électronique. De nouvelles normes et de nouveaux services de restauration ont été mis en place et le personnel est venu travailler par demi-journées ou a travaillé depuis son domicile pour limiter le nombre de personnes présentes dans les locaux.   

Pour garantir la continuité de ses activités, le parlement a travaillé à distance grâce aux outils électroniques. À l'instar de la République des Maldives, les Fidji ont utilisé les plateformes virtuelles Microsoft Office 365 pour que leurs commissions poursuivent leurs travaux. Des réunions hybrides, auxquelles certains parlementaires assistaient en personne et d'autres à distance, ont aussi été organisées. En dépit des contraintes budgétaires, le parlement, en collaboration avec le Bureau pour le Pacifique du PNUD, s'est servi de plateformes telles que les applications en nuage, mais aussi des fonctionnalités supplémentaires de Microsoft Office 365 pour tenir simultanément jusqu'à trois réunions de commissions.

L'un des principaux objectifs des mesures prises était de permettre aux parlementaires de travailler à distance. Des ordinateurs portables, des smartphones et un accès Wi-Fi ont été mis à leur disposition pour leur permettre de consulter et mettre en ligne des documents à la demande. Un accès prioritaire à Internet et aux systèmes informatiques a été accordé aux secrétaires en chef des commissions afin qu'ils puissent organiser et gérer les réunions. La plateforme de visioconférence Microsoft Teams a permis d'organiser 77 réunions de commissions et 15 auditions publiques en ligne, ainsi que 12 réunions hybrides.

Le parlement a chargé un fournisseur basé en Nouvelle-Zélande d'installer un système de visioconférence pour les commissions et de créer une chaîne de télévision parlementaire. Le système a été livré au bout de trois semaines. L'équipe d'informaticiens du parlement a alors consacré quatre jours à installer le matériel en suivant les schémas mis à disposition par le fournisseur. Les salles de réunion des commissions et la salle de la plénière sont désormais équipées d'une connexion Wi-Fi, de points d'accès filaires, de caméras HD, d'écrans LED de 55 pouces, de haut-parleurs et de consoles pour les micros. Le parlement dispose de deux régies, qui lui permettent de diffuser facilement des images de la chambre et des commissions, ainsi que des sujets présentant le plus d'intérêt pour le public. 

Le parlement a également équipé la chambre de solutions audio temporaires permettant le respect de la distanciation sociale. Des micros supplémentaires ont été installés dans la galerie pour les parlementaires qui s'y assoient. Ces micros sont intégrés dans le système d'enregistrement numérique For the Record (FTR).

Les parlementaires ont bien accepté ces changements, auxquels ils se sont rapidement adaptés. Ils ont bénéficié d'une formation de base à l'occasion de la configuration de leur ordinateur portable individuel. Pour l'avenir, le parlement souhaite optimiser le recours à sa plateforme de diffusion hybride et mettre davantage à profit les technologies en nuage.

Auteures :
Wendy Hart, Centre pour l'innovation au parlement - Pôle régional pour le Pacifique, Parlement de la Nouvelle-Zélande ([email protected])
Maika Lakeba, Directrice du service informatique du Parlement des Fidji ([email protected])